งานสำคัญและเป็นมหกรรมของชาว HR แบบพวกเราหนีไม่พ้นเรื่องการ "ประเมินผลงานประจำปี" ใครที่ทำมาหลายๆ ครั้งจนเป็นผู้เชี่ยวชาญแล้ว คงเรียกได้ว่าสามารถหลับตาทำได้ รู้ว่าแต่ละขั้นตอนต้องทำอะไร และมีข้อควรระวังอะไรบ้างเพื่อที่จะทำให้การประเมินผลงานสำเร็จในแต่ละรอบปี และสามารถนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการให้โบนัส ปรับขึ้นเงินเดือน หรือการนำไปใช้พัฒนาพนักงานในปีต่อไปได้ พวกเราในฐานะ HR เคยตั้งคำถามกันหรือไม่ว่าสิ่งที่เราทำกันมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือยัง หรือมีจุดไหนที่สามารถพัฒนาปรับปรุงได้อีก ไม่ว่าคุณจะคือผู้รับผิดชอบโดยตรงกับการแก้ไขกระบวนการประเมินผลงานหรือไม่ แต่ในมุมของ HR เราควรจะนำงานที่เราทำแบบเน้น "กระบวนการ" ทำให้เสร็จ มาลองทบทวนในเรื่องของผลลัพธ์และวัตถุประสงค์ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดขององค์กรของพวกเรา
ที่เราทำกันอยู่คือการประเมินผล (Performance Appraisal) หรือ บริหารผลงาน (Performance Management) กันแน่?
คำถามสำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงานตามที่เราทำๆ กันทุกปี ไม่ทำไม่ได้ และไม่เสร็จไม่ได้ ก็คือเรากำลังประเมินผลงาน (Performance Appraisal) หรือว่าเรากำลังบริหารผลงาน (Performance Management) และทั้งสองแบบมันคือสิ่งเดียวกันหรือมีอะไรที่แตกต่างกัน
การประเมินผล (Performance Appraisal) คือกระบวนการประเมินผลที่มักจะมีตัวตั้งตัวตีคือ "ฝ่ายบุคคล" โดย มีการกำหนดแบบฟอร์ม วิธีการประเมิน กฎกติกา ช่วงเวลาการประเมิน โดยมุ่งเน้นผลของการปฏิบัติงานรายบุคคลของพนักงาน มีการให้ Feedback เพื่อการพัฒนาระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง โดยข้อมูลที่ได้จากประเมินจะถูกจัดเก็บและนำไปใช้ในการให้รางวัล การพัฒนาและการเลื่อนขั้นของพนักงาน
ในขณะที่การบริหารผลงาน Performance Management เริ่มต้นจากเป้าหมายหรือกลยุทธ์ขององค์กร ถ่ายทอดผ่านการสื่อสารผ่านหน่วยงานจนกระทั่งมาถึงหัวหน้างานและพนักงาน มีการกำหนดตัวชี้วัดที่มีที่มาหรือการเทียบเคียงจากผลงานเดิมอย่างชัดเจน และครอบคลุมไปถึงการพิจารณาว่าในตัวชี้วัดที่ถูกกำหนดขึ้น พนักงานสามารถทำได้ทันที หรือต้องการการพัฒนาด้านใดเป็นพิเศษ เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายนั้นๆ ได้หรือไม่ Simpli Learn Platform ด้านการเรียนรู้ได้สรุปให้เห็นความแตกต่างของวิธีคิดเกี่ยวกับการประเมินผลงานไว้ ดังนี้
การประเมินผล Performance Appraisal | การบริหารผลงาน Performance Management |
ให้ความสำคัญกับผลการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานปัจจุบันของพนักงาน | ให้ความสำคัญกับการใช้เวลา และทรัพยากรไปกับการเจริญเติบโตขององค์กร |
ให้ความสำคัญกับงานที่พนักงานทำ และมีการให้ Feedback เพื่อพัฒนา | ให้ความสำคัญกับการกำหนดเป้าหมาย และประเมินพนักงานบนเป้าหมายที่พนักงานกำหนด รวมถึงการเสนอแนวทางในการบรรลุเป้าหมาย |
มุ่งเน้นข้อผิดพลาดในงานปัจจุบัน และวิธีแก้ไขปัญหา | มุ่งเน้นการทำให้พนักงานมีผลงาน ในอนาคตที่ดีขึ้น |
โดยมากมีการประเมินหรือทบทวน ไม่เกินปีละ 2 ครั้ง | มีการบริหารและการให้ Feedback อย่างต่อเนื่องในทุกๆ วัน |
เน้นการประเมินบนผลงานเชิงตัวเลข | ผสมผสานระหว่างผลงานที่สามารถวัดได้ในเชิงตัวเลขและคุณภาพของงานที่ส่งมอบ |
ผู้ดูแลคือ HR | ผู้มีส่วนร่วมคือทุก ๆ คนในองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด จนถึงระดับพนักงาน |
ยืดหยุ่นได้น้อย | มีความยืดหยุ่นสูง |
ผลการประเมินนำไปใช้เพิ่มผลิตภาพหรือพัฒนาผลงานเฉพาะพนักงาน | ผลจากการประเมินนำไปใช้ในเชิงกลยุทธ์ การตั้งเป้าหมาย การวางแผนงานในระดับองค์กร |
การประเมินผล Performance Appraisal เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารผลงาน Performance Management และเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ของการบริหารผลงาน เพราะถ้าไม่มีการประเมิน เราก็จะไม่ทราบผลงานของพนักงานและองค์กร แต่ก็มีข้อควรระวังเป็นอย่างยิ่ง หลายองค์กรมักจะเข้าใจว่าองค์กรมีการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) แล้ว แต่ข้อเท็จจริงคือมีการดำเนินการเฉพาะการประเมินผล Performance Appraisal ซึ่งไม่ได้เชื่อมโยงกับเป้าหมายหรือกลยุทธ์ขององค์กร และไม่นำไปสู่การพัฒนาไปข้างหน้าในระดับขององค์กร ซึ่งการประเมินผลเพียงอย่างเดียวจะมุ่งเน้นเฉพาะในเรื่องการพัฒนางานตามหน้าที่งานที่พนักงาน ได้รับมอบหมายตามตำแหน่งเพียงเท่านั้น จึงเห็นได้ว่า “การบริหารผลงาน” อย่างมีประสิทธิภาพ ควรจะเชื่อมโยงกับกลยุทธ์และผลการดำเนินงานขององค์กรด้วย
สิ่งที่ยากสิ่งหนึ่งในกระบวนการนี้คือการทำให้หัวหน้างาน และพนักงาน เห็นภาพเดียวกันในเรื่องของการสร้างวัฒนธรรมการบริหารผลการปฏิบัติงาน การบริหารผลการปฏิบัติงานไม่ใช้การเจอกันปีละ 2 ครั้ง คือต้นปี ปลายปี หรือ กลางปี ปลายปี แต่เป็นกระบวนการที่สามารถทำได้ทุกวัน นอกจากนั้น สำหรับองค์กรที่เข้าใจเรื่องการประเมินผล (Performance Appraisal) ไปเป็นเรื่องของการบริหารผลงาน ก็ควรพูดคุยระดมสมองในการออกแบบหรือปรับมุมมองกันกับผู้บริหาร การประเมินผลมิใช่แค่การเอาผลประเมินไปใช้ปรับเงิน หรือพัฒนาพนักงานเพื่อให้สามารถทำงานในปัจจุบันขององค์กรได้ แต่ควรจะสื่อสารให้ผู้บริหารเห็นภาพว่าการประเมินผลงานนั้นเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนอนาคตขององค์กรได้อย่างไร
เมื่อเข้าใจหลักการของการบริหารผลงาน (Performance Management) แล้ว การที่จะทำให้การบริหารผลงานมีประสิทธิภาพก็คือ กระบวนการประเมินผล (Performance Review) ในที่นี้จะหมายถึงการประเมินโดยผู้ที่องค์กรมอบหมายให้เป็นผู้ประเมิน ซึ่งด้วยกระบวนการแล้วไม่ได้ยากในการออกแบบหรือการนำไปใช้ แต่ความยากของกระบวนการนี้คือ ความเข้าใจของผู้ประเมิน ที่อาจมีแตกต่างกันไป การสื่อสารและการเตรียมความพร้อมจาก HR จะมีส่วนช่วยได้อย่างมาก ทั้งในเรื่องของการให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการประเมินผลและการให้ Feedback ที่ดี พยายามลดอคติ (Bias) ให้ได้มากที่สุด การติดตามการประเมินผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้หัวหน้ามีการเก็บผลงานของพนักงานอยู่เสมอ มิใช่นำผลการทำงานในช่วงท้ายๆของรอบประเมินมาใช้ตัดสินผลการประเมินทั้งหมด หรือการส่งเสริมให้หัวหน้างานลองหาข้อมูลจากแหล่งอื่นๆมาใช้ในการประเมินผลพนักงาน เช่น เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างานจากสายงานอื่นๆ ลูกค้า หรือผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อช่วยให้หัวหน้างานมีมุมมองที่มากกว่าการเห็นด้วยตาตนเองเพียงอย่างเดียว เพียงเท่านี้ระบบการบริหารผลงานของท่านก็จะมีประสิทธิภาพที่สูงขึ้นอย่างแน่นอน
ที่มา