Leadership Powers the Employee eXperience Webinar | Kincentric
การระบาดใหญ่ของโรค COVID-19 ได้ส่งผลกระทบต่อวิถีชีวิตและวิธีการทำงานของเราเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้การ Work From Home (WFH) หรือ Work From Anywhere ได้กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่แห่งการทำงานแบบใหม่ในยุคปัจจุบัน
คินเซนทริค ประเทศไทย ได้จัดการบรรยายในรูปแบบ Live Webinar เมื่อวันที่ 25 มกราคม 2564 ที่ผ่านมา โดยมีผู้เชี่ยวชาญ 2 ท่าน คือ อาจารย์ปกรณ์ ประยูรสวัสดิ์เดช Leadership Development Solution Designer และ คุณชัชพล ยังวิริยะกุล Leadership Development Practice Lead มาร่วมเสวนาในหัวข้อ “The Remote Leader: How to lead teams in an era of work from anywhere” ซึ่งมาร่วมพูดคุยกันว่า “ผู้นำองค์กร” จะมีต้องมีการรับมือ การปรับโครงสร้างทางความคิดใหม่ๆ ในเรื่องวิธีนำทีมอย่างมีประสิทธิภาพในการบริหารทีมระยะไกล (Remote team) โดยการเสวนานี้กล่าวถึง หลักการในเรื่อง Remote Leader ว่าเรื่องนี้มีความสำคัญมากกว่าที่เคยมีมาอย่างไร ทั้งในการสร้างความมีส่วนร่วม (Engagement) และการสร้างประสิทธิภาพ (Productivity) ของทีมงาน รวมถึงแนวปฏิบัติของ Remote Leader ว่าควรปฏิบัติหรือปรับเปลี่ยนพฤติกรรมอย่างไรเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ Work From Home (WFH) หรือ Work From Anywhere
ในยุคปัจจุบัน
K ปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อรูปแบบการทำงานในปัจจุบันคืออะไร
ปกรณ์: ปัจจุบันเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท และเข้ามาก่อกวนการทำงานของเราตลอดเวลา นอกเหนือจากการทำงานส่วนบุคคล หากมองในด้านธุรกิจนั้น เทคโนโลยีก็เข้ามามีส่วนในเรื่องการส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้า เช่นกัน ดังนั้นการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันจึงเป็นเรื่องสำคัญ การใช้ทักษะ และการมีวิธีคิดแบบเดิมจะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเหมือนเดิมอีกต่อไป
อีกประเด็นที่น่าสนใจคือ หลายๆคนอยากได้การทำงานแบบนี้มานานแล้ว คือ ทำงานที่ไหนก็ได้ จากที่บ้าน หรือจากร้านกาแฟ แต่เราก็ต้องกลับมาถามตัวเองดูเหมือนกันว่าเราทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพหรือไม่ จากหลาย ๆ งานวิจัยพบว่า การทำงานที่บ้าน พนักงานจะมีภาวะเครียดมากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศ สาเหตุเนื่องจากการทำงานที่บ้าน เป็นการจัดการประชุมแบบออนไลน์ทั้งหมด ทำให้ใน 1 วัน การประชุมจะมากกว่าปกติ ซึ่งทำให้พนักงานมีความเครียดจากภาระงานที่เพิ่มมากขึ้น ดังนั้นการปรับตัวให้พร้อมต่อการทำงานที่บ้านจึงถือเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญ โดยเฉพาะในเรื่องการจัดการภาระงาน และการจัดการกับความเครียด
ชัชพล: จากบทความใน Harvard Business Review มีแนวโน้มที่น่าสนใจ 2 เรื่องที่ส่งผลกระทบต่อการทำงานใน ปี 2021 คือ
การดูแลพนักงาน
การดูแลพนักงานจะมีมุมมองที่เปลี่ยนแปลงไป จากเดิมคือมองในมุม employee eXperienceในเรื่องการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ในปัจจุบันจะมองไปมากกว่านั้น คือเป็นเรื่อง “How to manage life eXperience of employee” องค์กรจะต้องดูแลใส่ใจพนักงานนอกเหนือจากเรื่องประสบการณ์ทำงานเพียงอย่างเดียว แต่จะมองไปถึงเรื่อง สุขภาพจิต หรือสุขภาวะทางการเงินด้วย และอย่างน้อยที่สุดที่เป็นรากฐานสำคัญคือ เรื่องสุขภาพกาย หลายๆองค์กรมีการป้องกันพนักงานให้ปลอดจากเชื้อโรค รวมถึงทำสภาพแวดล้อมให้พนักงานมีโอกาสในการสร้างสุขภาพให้แข็งแรง และพร้อมกับการทำงาน
Flexibility
ความยืนหยุ่นในการทำงานจะไม่ใช่แค่เรื่องสถานที่ทำงานเพียงอย่างเดียว แต่จะรวมไปถึงเรื่อง เวลาการทำงาน ด้วยเช่นกัน ภาพของการทำงานจะ เปลี่ยนจาก เราทำงานที่ไหน เป็น เราจะทำงานเมื่อไร เพื่อให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาทำงาน และชีวิตส่วนตัว เช่น การออกกำลังกาย การทำงานอดิเรก ในระหว่างการทำงานแบบ Work From Home (WFH) หรือ Work From Anywhere ได้อย่างเหมาะสม โดยไม่กระทบต่อการทำงานร่วมกับคนอื่นในองค์กร
K ข้อดีและข้อเสียของการทำงานแบบเดิม เปรียบเทียบกับการทำงานในรูปแบบใหม่
ชัชพล: ในปัจจุบันเราผ่านมาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบเดิมในสำนักงานหรือการทำงานที่บ้าน แต่การทำงานที่บ้าน ทำให้เรารู้สึกโหยหาการทำงานในรูปแบบเดิมเช่นกัน โดยขอสรุปประเด็นข้อดีข้อเสียจากการทำงานทั้ง 2 แบบ ดังนี้
K ประสบการณ์ในการนำทีมงานในช่วง Work From Home (WFH) หรือ Work From Anywhere เป็นอย่างไรบ้าง
ชัชพล: มีความยากมากขึ้น เนื่องจากแต่ก่อนมีการพบหน้ากันเห็นหน้ากัน หากทีมงานบอกว่าไหว แต่สีหน้าไม่ไหว หัวหน้าอย่างเราจะเข้าใจว่าจะต้องทำอย่างไรต่อไปเพื่อช่วยเหลือน้องในทีมได้ ดังนั้นการสื่อสารในปัจจุบัน จะต้องมีความเข้มข้น และเข้าถึงพนักงานให้มากขึ้น หากรอให้ทีมงานเข้ามาหา หัวหน้างานเองอาจจะพลาดประเด็น หรือข้อความที่ทีมงานต้องการจะสื่อ แต่หัวหน้างานคิดว่าไม่สำคัญไป และมีโอกาสสูงมากที่หัวหน้างานอาจจะไม่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ทันการ “Over Communication” หรือการสื่อสารมากขึ้น เป็นสิ่งจำเป็นในยุคปัจจุบัน และผู้นำควรตระหนักในบทบาทนี้ การคุยกับทีมงานจะไม่ใช่การคุยเฉพาะเรื่องงานอีกต่อไป เพื่อให้หัวหน้างานจะได้เข้าใจในบริบทของพนักงาน และสถานการณ์ต่างๆที่อาจจะส่งผลกระทบต่อการทำงาน ในฐานะหัวหน้างาน ควรที่จะสามารถแนะนำทีมงานในเรื่องต่างๆได้
ปกรณ์: ประเด็นปัญหาส่วนใหญ่ก่อนเกิดโรคระบาดที่เกี่ยวกับหัวหน้างานจะเป็นเรื่องการสื่อสารและเรื่องความสัมพันธ์ค่อนข้างมากอยู่แล้ว ดังนั้น ในปัจจุบัน เรื่องความไว้เนื้อเชื่อใจ เป็นสิ่งที่ท้าทายมากขึ้นกว่าเดิม และผู้นำทุกคนควรเข้าใจและตระหนักถึงเรื่องนี้มากขึ้นในสถานการณ์ Work From Home (WFH) หรือ Work From Anywhere ในปัจจุบัน
ชัชพล: ข้อมูลจากการสำรวจ Global Employee Engagement ของ Kincentric ในปี 2020 เป็นดังนี้
Q1: 65% (--) Q2: 75% (+10) Q3: 69% (-6)
จากการสำรวจพบว่าในช่วงไตรมาสที่ 1 ความผูกพันอยู่ในระดับปกติคือร้อยละ 65 แต่ในช่วงไตรมาสที่ 2 คะแนนความผูกพันสูงขึ้นร้อยละ 10 จากไตรมาสที่ 1 เนื่องมาจากการสื่อสารที่เข้มข้นขึ้น และบ่อยขึ้นจากผู้บริหาร รวมถึงการรับรู้ถึงความพยายามในการรับรู้และเข้าใจพนักงาน แต่ในช่วงไตรมาสที่ 3 คะแนนลดลงมาร้อยละ 6 เนื่องจากความเหนื่อยล้าของพนักงานจากเรื่องงาน และความคาดหวังที่เปลี่ยนไปต่อผู้บริหาร ว่าจะต้องมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง การเข้าถึง ความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงาน จะเห็นได้ชัดว่าผู้บริหาร หรือผู้นำ จะต้องมีการปรับตัวอย่างต่อเนื่องในเรื่องของการสื่อสาร เนื่องจากความคาดหวังของพนักงานในเรื่องของการสื่อสารนั้นจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป
K Remote Leader vs. Virtual Leader มีความแตกต่างกันอย่างไร
ชัชพล: ถ้า “Virtual Leader” คือ ผู้นำที่นำทีมงานผ่านเทคโนโลยีต่างๆ ไม่ได้พบกันต่อหน้า “Remote Leader” จะครอบคลุมกว้างกว่า เป็นรูปแบบ Hybrid ที่ผสมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่สำนักงานด้วยกัน หรือการทำงานที่บ้านหรือที่ต่างๆ ทั้งนี้ แม้สมรถถนะผู้นำ หรือทักษะของ “Remote Leader” อาจไม่แตกต่างจาก Leadership Model ทั่วไปมาก แต่จะมีการให้ความสำคัญกับบางประเด็น และบางทักษะมากขึ้นโดยมีองค์ประกอบดังนี้
1. Remote Mindset
การปรับเปลี่ยนทัศนคติของการทำงานแบบ Remote ว่าไม่ใช่แค่การยกอุปกรณ์คอมพิวเตอร์กลับมาทำงานที่บ้าน แต่เข้าใจผลกระทบจากการทำงาน เข้าใจ Key Stakeholder ในการติดต่อสื่อสาร ว่าจะต้องมีการเปลี่ยนไปในรูปแบบใดบ้าง
2. Remote Team
ทักษะที่สำคัญของผู้นำในยุค Remote Work มีดังนี้
> การสื่อสาร
> การสร้างความเชื่อมั่น หรือการสร้าง Trust
> การให้ข้อมูลป้อนกลับหรือการให้ Feedback อย่างทันท่วงที
3. Remote Leader
ยกระดับพฤติกรรม Engaging Leader ทั้ง 5 พฤติกรรมดังนี้
Connect & Stabilize การติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ทีมงานและหัวหน้าอย่างไร ภายใต้สถานการณ์ที่กดดัน และหลายปัจจัยที่ยังไม่รู้ในอนาคต ทำอย่างไรไม่ให้ทีมตื่นตระหนก
Energize หลายๆคนอยู่บ้าน เริ่มล้า เริ่มท้อ หัวหน้างานควรจะใช้บทบาทผู้นำ เติมพลังทีมงานได้อย่างไร
Serve and Grow หัวหน้างานจะช่วยให้น้องๆเติบโต ในยุคที่อยู่ห่างไกลกันได้อย่างไร ไม่ใช่แค่ตัวงาน แต่หมายถึงเรื่องความก้าวหน้าทางอาชีพด้วย
Stay Grounded ทำให้น้องเข้าใจ ว่าเราอยู่เคียงข้างและเข้าใจทีมงาน ต้องมี Humility ความเข้าใจ เห็นอกเห็นใจมากขึ้นกว่าสถานการณ์ปกติ
Step Up ความกล้าทำสิ่งใหม่ ๆ ในยุคการทำงานระยะทางไกลเราต้องการผู้นำที่กล้าที่จะนำและ Lead team แม้ว่าจะมองไม่เห็นทางข้างหน้าอย่างชัดเจน
K ในมุมของ Remote Leader นั้น เราจะสามารถรักษาความสัมพันธ์ระยะไกลได้อย่างไร รวมถึงการคงประสิทธิภาพที่จะส่งมอบประสบการณ์ประสบการณ์ในการทำงานที่ดีให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานไม่รู้สึกว่าห่างไกลกัน
ชัชพล: ขอเน้นย้ำในเรื่อง “Over-Communication” หรือการสื่อสารมากขึ้นจนผู้สื่อสารอาจนึกว่ามากเกินไป เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญมาก การที่ผู้นำ หรือหัวหน้างานไม่เห็นหน้าทีมงาน อาจไม่ทราบว่าทีมงานกำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นในฐานะหัวหน้างาน เราจะต้องตั้งมาตรฐานไว้เลย เช่น ตั้ง Invitation Calendar ไว้ว่าจะต้องมี VDO Call Team Meeting ทุกสัปดาห์ วันจันทร์ช่วงเช้า 30 นาที ว่าในสัปดาห์นี้เรามีเป้าหมายอะไร มีอะไรที่ต้องการให้เราในฐานะหัวหน้างาน Support บ้างหรือไม่ เพื่อที่หัวหน้างานจะได้ทราบความเป็นอยู่ของพนักงาน และหากมีประเด็นปัญหาตรงจุดไหน หัวหน้างานก็จะได้สามารถช่วยเหลือพนักงานได้ทันท่วงที
K ในมุมของ Remote Leader นั้น เราจะสามารถรักษาความสัมพันธ์ระยะไกลได้อย่างไร รวมถึงการคงประสิทธิภาพที่จะส่งมอบประสบการณ์ประสบการณ์ในการทำงานที่ดีให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานไม่รู้สึกว่าห่างไกลกัน
ปกรณ์: หลักการทำงานของผู้นำไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงไป แต่เป็นการปรับการสื่อสาร เพื่อที่จะยังสามารถทำให้พนักงานรู้สึกว่า ยังเป็นผู้เล่นสำคัญในทีม ผู้นำจะต้องเน้นเรื่องปริมาณ และความถี่ในการสื่อสารกับทีมงาน และเพื่อประสิทธิภาพที่ดี แนะนำให้เปิด VDO Call เพื่อให้เห็นหน้า เห็นตา ไม่ใช่แค่ได้ยินเสียงเท่านั้น และการพูดคุยจะไม่ใช่เนื้อหาสาระอย่างเดียว แต่เป็นชีวิตของพนักงานที่บ้านอีกด้วย โดยสรุปคือ เพิ่มความถี่ และเพิ่มขอบเขตของสาระที่คุย จะสามารถทำให้พนักงานอยู่กับเรา และสร้างสรรค์ผลงานให้ต่อเนื่องต่อไป
ชัชพล:
1. Set Expectations หรือการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน : การที่ไม่ได้อยู่ด้วยกันและให้ข้อมูลไม่ชัดเจน มีโอกาสสูงที่ทำให้ทีมต้องแก้และเสียเวลา
2. ให้ Feedback อย่างต่อเนื่อง การอยู่ไกลกันทำให้เรามองไม่เห็นภาพใหญ่ ไม่เห็นความสำคัญในงาน
3. ให้ความสำคัญเรื่องสุขภาพ ย้อนกลับไปดูเรื่องการ Set Boundary ของงาน ปัจจุบันทำงานตั้งแต่ตื่นนอน เช็ค Email ก่อน จนถึงเข้านอนเลย ในยุคที่เราทำงานที่บ้าน ก็ต้องระวังเรื่องสุขภาพของเราด้วย
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
คำถามจากผู้เข้าร่วม
Q1: อยากทราบเทคนิคหรือแนวปฏิบัติสำหรับพนักงานที่ไม่ได้มีลูกน้อง
ปกรณ์: เวลาทำงานที่บ้าน เราต้อง Set ตัวเองให้เหมือนทำงานที่ออฟฟิศ การสร้างวินัยพื้นฐานจะช่วยให้เราสร้างสรรค์งานได้ รวมถึงกิจวัตรพื้นฐานในการส่งเสริมสุขภาพได้ เช่นไปฟิตเนส ก็จะช่วยให้เราสร้างสรรค์งานได้อย่างดีได้
ชัชพล: อย่ารอให้หัวหน้าบอกแต่เพียงอย่างเดียว แต่ควรขอ และถาม Clarify เพื่อ Set Expectations ร่วมกัน และหากหัวหน้าไม่ได้ให้ feedback ให้ขอ feedback จากหัวหน้าเลย อย่าเดาไม่เช่นนั้นจะทำให้เสียเวลา และอยากให้เรื่องของ Engagement ไม่ใช่สิ่งที่องค์กรทำให้กับเรา แต่เป็นเราเลือกที่จะ Engage กับองค์กร
Q2: กลยุทธ์ที่เหมาะสมกับองค์กรไทยๆที่ผู้นำควรให้ความสำคัญเพื่อจัดการกับความท้าท้ายในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์ในช่วง Remote Workforce
ปกรณ์: ต้องสนับสนุนทีมมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเครื่องไม้เครื่องมือ หรือเรื่องของการสื่อสาร ว่าเราไม่ได้ลืมพนักงาน ส่งสารให้ชัดเจนว่า “เค้าเป็นคนสำคัญของทีม” และสร้างให้เค้ามีความรู้สึกร่วม ว่าเค้ายังอยากจะอยู่กับทีมต่อไป
ชัชพล: ผู้บริหารต้องมี Mindset ที่ถูกต้อง WFH คือรูปแบบการทำงานในอนาคต และรูปแบบการทำงานแบบนี้จะอยู่ต่อไป การให้ความรู้เป็นเรื่องสำคัญ ต้องให้ความรู้ความสามารถและทักษะเรื่องการเป็น Remote Leader กับผู้นำขององค์กรด้วย เพื่อที่ผู้นำจะสามารถนำองค์กรต่อไปได้ในช่วง Remote work
Q3: หัวหน้างานจะมีเทคนิค หรือมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานจะมี Productivity เหมือนกับทำงานที่ออฟฟิศ
ชัชพล: การที่ต้องการ Productivity ดีเหมือนที่ออฟฟิศ หัวหน้างานจะต้อง Set ก่อนว่า ตัวงานและความคาดหวังที่มีต่อทีมนั้นมีมากหรือน้อยเพียงใด ส่วนตัวมองว่าไม่แฟร์ หากหัวหน้าบอกว่า ทำได้สิ ทำงานที่บ้านไม่จำเป็นต้องเดินทาง 2-3 ชั่วโมง ดังนั้น แต่เริ่มเลยต้องกลับมาดูว่า ความคาดหวังคืออะไร ขอบเขตของงานที่เหมาะสมในช่วงนี้ทีมทำได้หรือไม่ได้ ติดปัญหาอะไร ไม่ว่าจะเป็นเครื่องไม้เครื่องมือ หรือเรื่องครอบครัว ที่ทำให้พนักงานทำงานได้ไม่เต็มที่เหมือนทำงานอยู่ที่ทำงาน แต่หาก Clear Expectations ได้แล้ว แต่ยังทำงานไม่ Productivity ก็ต้องกลับมาดูให้ละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้นกับทีมงาน
About Kincentric Kincentric, a Spencer Stuart company, approaches human capital differently — we help you identify what drives your people so they can drive your business. Formerly a part of Aon, our decades of expertise in culture and engagement, leadership assessment and development and HR and talent advisory services enable us to help organizations change from the inside. And our global network of colleagues, our proven insights and our intuitive technologies give us new ways to help organizations unlock the power of people and teams — fostering change and accelerating success. For more information, please visit kincentric.com.