คุณ Michael D. Watkins ผู้เขียนหนังสือ “The First-90 days” หรือ 90 วันแรก(ของการทำงาน) ได้เป็นคนปลุกกระแสความสำคัญของการทำระบบปฐมนิเทศน์พนักงาน หรือที่เรามักเรียกกันติดปากว่า orientation หรือ on-boarding ให้กับวงการ HR มาตั้งแต่ปี 2006 และสิ่งที่เขาเคยนำเสนอนั้นก็ยังคงเห็นผลอยู่จนถึงวันนี้ แม้ว่าการทำงานของโลกใบนี้กำลังจะเปลี่ยนไปในแนวทางที่ยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะกลับไปสู่สภาวะปกติอย่างที่เคยเป็น (หลายคนอาจเคยเห็น email ของ Elon Musk CEO บริษัท Tesla ที่ส่งถึงพนักงานทุกคน และกำลังเป็น viral อยู่ในขณะที่เขียนบทความนี้ ตามรูปด้านล่างก็ตาม)
เราคงหลีกเลี่ยงไม่ได้ว่า ไม่ว่าสภาพการทำงานจะเปลียนไป หรือเปลี่ยนกลับมาเช่นไรก็ตามสุดท้ายพนักงานใหม่ที่เข้าสู่องค์กรของเราย่อมไม่มีวันรู้ได้เลยว่าภายในองค์กรของแต่ละที่จะมีสภาพการทำงานเป็นอย่างไร ดังนั้นพนักงานที่กำลังจะย้ายงาน หรือผู้เพิ่งสำเร็จการศึกษาและกำลังจะได้เริ่มงานที่แรกอาจมีความรู้สึกกังวล หรือยังไม่ทราบว่าตนเองจะต้องเตรียมความพร้อมอย่างไรก่อนการทำงาน ดังนั้นการช่วยเหลือกลุ่มคนดังกล่าวจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ดังที่คุณ Michael ได้เขียนไว้ที่หน้าปกหนังสือของเขาว่าเป็น 90 วันแรกที่สำคัญที่สุดในชีวิตการทำงานของคนหนึ่งคนเลยทีเดียว
Harvard Business Review (HBR) ได้เคยรายงานผลการสำรวจในปี 2017 ว่ามีโอกาสสูงถึง 17% ที่พนักงานเข้างานใหม่จะลาออกภายในระยะเวลาสามเดือนแรก ซึ่งคือเป็นจำนวนที่สูงมากหากเทียบกับค่าเฉลี่ยการลาออกโดยปกติขององค์กร และผลการสำรวจของ Gallup ก็ยังระบุอีกว่ามีเพียง 29% ของพนักงานกลุ่ม Millennials ที่รู้สึกผูกพันกับองค์กร (ในรายงานเรียกพนักงานกลุ่มวัยนี้ว่า job-hopping generation” - หรือกลุ่มที่เปลี่ยนงานบ่อย) หากเราวิเคราะห์ผลการสำรวจทั้งสองชิ้นรวมกัน จะเห็นได้ว่ายิ่งกลุ่มพนักงานเข้างานใหม่และอายุน้อย จะมีโอกาสสูงมากที่พวกเขาเหล่านั้นจะเปลี่ยนงาน หรือลาออกเร็วขึ้นภายในระยะเวลาไม่ถึงหนึ่งปี นอกจากนี้ HBR ยังระบุต่อว่า ด้วยระยะเวลาที่สั้นแบบนั้น องค์กรยิ่งต้องรีบเตรียมความพร้อมของพนักงานเข้าใหม่ให้ดียิ่งขึ้น เพื่อสร้างบรรยากาศความพร้อมให้พนักงานทุกคนที่เพิ่งก้าวเท้าเข้ามารู้สึกได้ถึงความเร็วที่เหมาะสมและองค์ความรู้ที่ได้รับเพียงพอต่อการรับมือกับปริมาณงาน และค่านิยมองค์กรต่าง ๆ ที่จะถาโถมเข้ามาในช่วงแรกของการเริ่มงานใหม่ได้นั่นเอง
การปฐมนิเทศน์สำคัญอย่างไร?
โดยปกติองค์กรมักจะสร้างแผนการ on-boarding หรือวันแรกของการทำงานด้วยการใช้เวลาไม่กี่วัน หรือหากพูดแบบพื้นฐานทั่วไปคือใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งวัน หรือครึ่งวัน ในการรวมกลุ่มพนักงานเข้างานใหม่ให้รวมตัวกัน ทำกิจกรรมละลายพฤติกรรม เล่นเกมเสริมสร้างความเป็นทีม เล่าประวัติองค์กร อธิบายผลประโยชน์และสวัสดิการ จากนั้นจึงเชิญตัวแทนของแต่ละหน่วยงานให้มารับพนักงานเข้าสู่โลกของการทำงานเป็นอันจบพิธี
ดังนั้นความสำคัญของระบบ on-boarding นั้นไม่ได้มีเพียงแค่การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและผู้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังหมายถึง Professional support หรือการสนับสนุนการทำงานให้มีความรวดเร็ว และสมกับเป็นมืออาชีพในระยะเวลาที่สั้นที่สุดด้วย จากผลงานวิจัยของ Boston Consulting Group หรือ BCG ระบุว่าการเตรียมความพร้อมที่ดีสำหรับพนักงานใหม่จะสร้างผลกำไรที่เพิ่มขึ้นให้กับองค์กร นี่คือผลลัพธ์ที่จะตามมาหากองค์กรสามารถวางแผนการปฐมนิเทศน์ที่เหมาะสมนั่นเอง
On-Boarding อย่างไร?
หลังจากที่โลกได้รับความสะดวกสบายจากเครื่องมือ และเทคโนโลยีต่าง ๆ การประยุกต์เอาความสามารถเหล่านั้นมาปรับใช้ในงานบริหารทรัพยากรบุคคลก็มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ที่ Google จะให้หัวหน้างานที่กำลังจะมีพนักงานเข้างานใหม่ในหน่วยงานของตน ได้มี electronic checklist ที่คอยเตือนให้ทำตามขั้นตอนต่างๆ อย่างถูกต้องในระยะเวลาที่เหมาะสม หรือที่ Zappos ก็มีการออกแบบโครงการปฐมนิเทศน์ระยะยาวถึง 5 อาทิตย์ หรือบางองค์กรในประเทศไทยอย่าง SCG ก็มีการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานเข้างานใหม่ในชื่อโครงการ Ready Together ถึงหนึ่งเดือนด้วยกัน
บุคคลที่มีหน้าที่สำคัญที่สุดในการ on-boarding ไม่ใช่ทีม HR แต่คือหัวหน้างานที่กำลังจะมีลูกน้องคนใหม่นั่นเอง มีงานวิจัยชิ้นหนึ่งจาก Academy of Management ที่เก็บผลสำรวจจากกลุ่มเด็กจบใหม่จากมหาวิทยาลัยและได้เริ่มงานครั้งแรกเป็นเวลาสองปีจำนวน 409 คนพบว่าหัวหน้างานของพวกเขาให้การสนับสนุนอย่างที่ควรจะเป็นลดลงเป็นอย่างมากตามระยะเวลาที่เพิ่มขึ้น
ดังนั้นคำตอบของการสร้างกระบวนการ on-boarding ที่เหมาะสมนั้นรวมไปถึงการพัฒนาหัวหน้างานเหล่านั้นให้มีความรู้ความเข้าใจที่เหมาะสมตามระยะเวลาที่กำหนดไว้นั่นเอง
แนวทางการ On-boarding ยุคใหม่
ที่ GitLab ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้พนักงานทำงานแบบ fully remote หรือทำงานจากที่ไหนก็ได้ 100% นั้น ให้ความสำคัญกับระบบการ on-boarding พนักงานใหม่เป็นอย่างมาก คุณ Kyle Devin Rogozinski senior director of talent ของ GitLab เคยให้สัมภาษณ์ว่าตัวเขามอง “คู่มือพนักงานที่มีขนาดหนากว่า 2,000 หน้า” ว่าเป็น roadmap ของการสร้างพนักงานหนึ่งคนขึ้นมา และนอกจากนี้พวกเขาสามารถที่จะย้อนกลับไปอ่านเมื่อไหร่ก็ได้ที่อยากจะค้นคว้ามันเพิ่มเติม เพราะในนั้นประกอบไปด้วยเนื้อหาที่นอกเหนือจากคุณจะได้รับอะไรจากการทำงานแล้ว ยังมีทั้งแนวทางการก้าวหน้าในสายอาชีพ การทำเรื่องเบิกจ่ายต่าง ๆ การขอนัดพบกับทีม HR รวมไปถึงคู่มือการพัฒนาตนเอง เช่น การทำความเข้าใจเรื่อง engineering หรือ marketing หรือแม้กระทั่งเรื่องอย่าง diversity เช่นความหลากหลายทางเพศเป็นต้น
พนักงานเข้างานใหม่ที่ GitLab เมื่อเริ่มต้นงานวันแรก พวกเขาจะได้พบกับ checklist 337 ข้อที่ควรทำความเข้าใจ และทำให้เสร็จก่อนเริ่มทำงานอื่น ซึ่งแน่นอนว่าพนักงานหลายคนปรับตัวไม่ทัน บางคนมีวินัยมากเสียจนต้องนั่งทำตาม checklist ต่าง ๆ ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ หลายคนเร่งความเร็วของ video training 1.5 เท่า ซึ่งไม่ได้เกิดผลลัพธ์ที่ดีอย่างที่องค์กรตั้งใจไว้ GitLab จึงแก้ปัญหาด้วยการสร้างระบบคู่หู หรือ buddy เพื่อคอยประกบพนักงานเหล่านั้นไม่ให้โหมจนเกินไป และสร้างกลุ่มสนทนาบน Slack ที่รวมพนักงานใหม่เข้าไว้ด้วยกันเพื่อสร้างบรรยากาศในการสอนอย่างค่อยเป็นค่อยไป
อย่างไรก็ตามการนำสิ่งที่องค์กรหนึ่งใช้แล้วได้ผล ก็ไม่ได้แปลว่าเราจะสามารถหยิบไปใช้ที่องค์กรของเราต่อได้เลยโดยไม่ต้องประยุกต์ ดังนั้นจึงควรระมัดระวังก่อนนำไปใช้เสมอ และนี่คือประเด็นต่าง ๆ ที่ขอสรุปไว้ในเรื่อง on-boarding ในโลกของการทำงานสมัยใหม่
1. สร้าง portal หรือศูนย์รวมการ on-boarding ที่เหมาะสม อาจจะเป็น checklist หรือ document ที่เข้าถึงง่าย พร้อมระบบ search ที่มีประสิทธิภาพ และสามารถ track / monitor พนักงานที่เข้างานใหม่ได้
2. ระบบ mentor หรือ buddy ที่สามารถช่วยเหลือพนักงานให้เข้าใจวัฒนธรรมองค์กรได้เร็วขึ้น
3. อย่าลืมมี emotional connect ด้วย เช่นกิจกรรมต่าง ๆ หรือการส่ง welcome card หรือชุดของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ในวันเริ่มงานใหม่
4. สื่อสาร บทบาท หน้าที่ หรือ job role ที่ถูกต้องและเป็นไปอย่างแท้จริงให้พนักงานเข้าใจว่าจะต้องรับมือกับตัวชี้วัดอะไรบ้าง
อ้างอิง Handbook | GitLab