โดย คุณพรทิพย์ กองชุน – COO, Jitta.com และอดีตผู้บริหาร google ในประเทศไทย ที่ใช้ OKR มากว่า 10 ปี
นิยามของ OKRs คืออะไร
OKRs เป็น Simple Goal-Setting มี Concept คือ Objectives คือการตั้งเป้าหมาย กับ Key Results ผลลัพธ์หลักที่ทำให้เป้าหมายของคุณสำเร็จ หลักการของ OKRs นั้นเน้นความง่าย โดยจะ Focus ไปที่ตั้งเป้าหมายที่เกิดความสอดคล้องเชื่อมโยงกันทั้งองค์กร (Alignment) เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายเดียวกันนั้นให้ได้ (Goal-driven)
Google ใช้ OKRs มากว่า 20 ปีแล้ว เริ่มต้นจาก C-level จะเป็นคนคิด OKRs ขององค์กรไว้ในช่วงปลาย Q3 (เดือนกันยายน) เช่น การวางเป้าหมายของปี 2020 C-level จะมี Format ไว้เลยว่า “In 2019, we will (Objective) as measured by (Key Results)” ดังนั้นก่อนสิ้นปี 2019 องค์กรก็จะประกาศเป้าหมายของปี 2020 เมื่อได้ OKRs ขององค์กรแล้ว ก็ค่อยส่งต่อไปในระดับต่าง ๆ ขององค์กร (Cascading) เช่น ระดับแผนก ระดับทีม จนไปถึงระดับบุคคล ซึ่งการกำหนด OKRs ต้องมีทั้งแบบ Top-Down และ Bottom-Up โดยเฉพาะในระดับบุคคลจะเป็น Bottom-Up ที่ให้พนักงานได้คิด OKRs ของตนเอง แล้วสามารถแสดงความคิดเห็นขึ้นไปหา Manager ได้ โดยจะทำ Draft แล้วไปคุยกับ Manager ว่าทำไมถึงคิดแบบนี้ ต้องการอะไรมาสนับสนุนบ้าง แนวนี้คือแบบแนวตั้ง (Vertical) และอีกส่วนที่สำคัญไม่แพ้กันคือการคุยแบบแนวนอน (Horizontal) คือการทำงานระหว่างทีม เพื่อร่วมกันทำ OKRs ที่สอดคล้องกัน ซึ่งเป็นการทำงานแบบ Cross-Functional Team
การตั้ง OKRs จะต้องมีความท้าทายแต่เป็นไปได้ เช่น OKRs ของ Google Chrome มี Objectives คือ Build The Best Web Browser โดยในปี 2008 ตั้ง KRs: 20M 7Days Active Users ทำได้จริงแค่ 11 ล้าน เขาก็มาพูดคุยกันว่าผิดพลาดอย่างไร ต่อมาในปี 2009 ตั้ง KRs: 50M 7Days Active Users เพราะเชื่อว่าเรียนรู้แล้วจะต้องทำได้ดีขึ้น แต่ทำได้จริง 38 ล้าน และในปี 2010 ตั้ง KRs: 111M 7Days Active User เพราะดูจากข้อมูลว่ามีคนใช้อินเตอร์เน็ตกว่า 1,000 ล้านคน ขอแค่ 100 ล้านคน (10%) เอง แม้ว่าจะยากแต่ก็มีความเป็นไปได้ ผลออกมาคือทำได้ 120 กว่าล้าน ซึ่งนับว่าประสบความสำเร็จอย่างมาก แม้จุดเริ่มต้นจะล้มเหลวแต่ OKRs จะเป็นตัวผลักดันให้คิดหาวิธี เรียนรู้และพัฒนาจนสำเร็จให้ นั้นคือหัวใจของ OKRs คือทำให้คนได้ Learning and Development อยู่ตลอดเวลา
OKRs ที่ดีมีลักษณะอย่างไร
การตั้ง OKRs จะมี 2 ส่วนหลัก คือตั้งเป้าหมายก่อน (Objective) ซึ่งเป้าหมายที่ดีจะมีลักษณะสำคัญ 4 ประการ คือ 1) Significant มีความสำคัญต่อวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายขององค์กร 2) Concrete เป็นรูปธรรมเห็นได้ชัดเจน 3) Action-Oriented ทำให้เห็นผลลัพธ์ได้ 4) Ambitions มีความท้าทาย
ส่วนผลลัพธ์หลัก (Key Results) ต้องเป็นผลลัพธ์จากการกระทำ (Outcome-Oriented) ที่ไปส่งเสริมทำให้เป้าหมายสำเร็จ ตรงนี้ต้องระวังว่าไม่ใช่กิจกรรม (action/activities/tasks) แต่ต้องเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่เราได้ทำกิจกรรมนี้แล้ว ซึ่งมี 5 ลักษณะสำคัญ ได้แก่ 1) Specific สำคัญและเฉพาะเจาะจง 2) Measurable สามารถวัดผลได้ 3) Achievable ยากแต่เป็นไปได้ 4) Relevant สอดคล้องกับเป้าหมาย และ 5) Time-bound มีกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน ส่วนใหญ่ OKRs จะตั้งเป็นรายไตรมาส
การตั้ง OKRs จะต้อง Focus ดังนั้น แต่ละไตรมาสมีเพียงแค่ 3-5 OKRs ก็เพียงพอแล้ว และแต่ละ Objective ก็ควรมีแค่ 3-5 Key Results เพราะหากมากกว่านี้จะเยอะมากจนไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ภายในหนึ่งไตรมาส ดังนั้น OKRs จะช่วยให้คิดถึงเป้าหมายเป็นหลัก เลือกทำและจัดลำดับงานสำคัญ ๆ ที่สอดคล้องมากกว่า
OKRs ต่างจาก KPI อย่างไร
แม้ว่า OKRs และ KPI จะอยู่ในตระกูลเดียวกันในเรื่องของ Performance Management แต่ก็มีรายละเอียดที่แตกต่างกันค่อนข้างเยอะ ได้แก่
1. KPI จะเน้นการทำ Performance Monitoring ในขณะที่ OKRs จะเน้นการทำให้องค์กรไปสู่เป้าหมาย KPI จึงผูกกับค่าตอบแทนของพนักงาน แต่ OKRs จะโฟกัสไปที่การเรียนรู้และการพัฒนาทักษะตลอดเวลาของพนักงานมากกว่า
2. การตั้งเป้าหมาย KPI จะทำจากระดับบนที่กำหนดตัวเลขทั้งหมด (Top-down) แต่ OKRs จะเน้นในการกระจายเป้าหมายและให้พนักงานทุกคนสามารถกำหนดเป้าหมายของตนเองที่สอดคล้องกับองค์กร และ feedback ขึ้นไปยัง manager ได้ (Top-down และ Bottom-up)
3. การวางแผนปฏิบัติงานของ KPI นั้นจะกำหนดไว้ทั้งปี และปรับเปลี่ยนยากหรือน้อยที่สุด แต่ OKRs จะทำเป็นรายไตรมาส เพื่อความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา เพื่อให้ทันกับสถานการณ์ปัจจุบัน
4. การตั้งเป้าหมาย OKRs จะโปร่งใส ทั้งองค์กรต้องแชร์ OKRs เพื่อให้เห็นถึงเป้าหมาย ความรับผิดชอบของแต่ละคน และเห็นถึงการทำงานที่เชื่อมโยงกัน มีเป้าหมายเดียวกันทั้งองค์กร
ติดตามเนื้อหาฉบับเต็มได้ที่ วารสารการบริหารฅน People Magazine Vol.3.2562 > Special - OKRs and CFR Best Practices
Comments