Back to the future of workplace
ชินภัทร์ สุวรรณพุ่ม | shinapat_s@hotmail.com
ยินดีต้อนรับทุกท่านกลับสู่การทำงานในรูปแบบปกติ ไม่ช้าก็เร็ว มนุษย์เงินเดือนทุกคนก็คงจะเริ่มทยอยกันกลับเข้าสู่การทำงานในรูปแบบปกติ การทำงานในรูปแบบปกตินี้ มีหลายองค์กรก็ยังมีความเชื่อในรูปแบบเดิมคือการ ให้พนักงานทำงานในสำนักงานตามช่วงเวลาการทำงานปกติ และหลายองค์กรก็กำลังครุ่นคิดถึงการทำงานอีกรูปแบบคือการทำงานในรูปแบบปกติใหม่ (New Normal) ในช่วงเวลาที่ผ่านมา คงจะมีองค์กรไม่กี่องค์กรที่ให้พนักงานเข้าทำงานที่สำนักงานทุกวัน ยกเว้นงานที่เป็นงานปฏิบัติการในโรงงานอุตสาหกรรมที่จะต้องทำงานในสายการผลิตเท่านั้น หรืองานบริการลูกค้าอย่างอุตสาหกรรมค้าปลีกหรือค้าส่ง เช่น ร้านสะดวกซื้อ กลุ่มคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารหรือพนักงาน เริ่มคุ้นเคยกับการทำงานนอกสำนักงาน ซึ่งสอดคล้องกับงานวิจัยระดับโลกมากมายที่มีผลสำรวจให้เห็นชัดเจนว่า ผู้บริหารหรือพนักงานก็รู้สึกว่าการทำงานจากนอกสำนักงาน ไม่ได้เป็นอุปสรรคกับเรื่อง Productivity ทำให้หลายองค์กรเริ่มมีความคิดที่เปลี่ยนไปเกี่ยวกับภาพของสำนักงานในอนาคต
สำนักงานไม่ใช่ “สถานที่” แต่คือ "ผู้คน"
การทำงานแบบ New Normal จะเป็นสิ่งที่กำหนดอนาคตของสำนักงาน การออกแบบสำนักงานรูปแบบใหม่คงจะต้องคิดถึงรูปแบบการทำงานใหม่ด้วย คำนิยามในการทำงานจะเปลี่ยนแปลงไป ตราบใดก็ตามที่คนในองค์กรสามารถทำงานได้ Productivity ตามที่องค์กรคาดหวัง ไม่ว่าคุณจะทำงานเมื่อไหร่ หรือจากสถานที่ใดก็ตาม เพราะฉะนั้น การเข้าไปทำงานในสำนักงานเพื่อทำจะเข้าไปใช้อุปกรณ์หรือเชื่อว่าในสำนักงานมีความพร้อมในเรื่องของการใช้อินเตอร์เน็ต การประชุมทางไกล จะเปลี่ยนเป็น การเข้าไปทำงานที่จำเป็นจะต้องทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบ Face to face เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากกว่า เช่น การระดมสมอง การพูดคุยเรื่องสำคัญ การ Coaching ซึ่งสอดคล้องกับการศึกษาของ BCG ในปี 2021 ที่ให้ข้อมูลว่า ในลักษณะงานที่เป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือประสานงานกับผู้อื่น การทำงานจากที่บ้านจะให้ Productivity น้อยกว่าการทำงานประเภทที่สามารถทำได้ด้วยตัวเอง นี่คือเหตุจำเป็นที่ทำให้องค์กรยังต้องมีสำนักงาน เพราะสำนักงาน คือ “ผู้คน”
อนาคตของสำนักงาน ใครคือผู้กำหนด
การกำหนดว่าพนักงานควรจะทำงานที่ไหน ถ้าว่ากันตามระเบียบก็คงเป็นอำนาจหน้าที่ของผู้นำสูงสุดหรือฝ่าย HR ขององค์กรเป็นผู้กำหนด ในสหรัฐอเมริกามีรายงานว่าคนทำงานมีอัตราการลาออกที่สูงเป็นประวัติการณ์ตั้งแต่ช่วงต้นปี 2021 ที่ผ่านมา หรือที่เรียกกันว่า "The Great Resignation" กลุ่มคนที่ลาออกส่วนใหญ่คือกลุ่มคนอายุประมาณ 30 ปี หรือผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานมามากกว่า 5 ปี ขึ้นไป ซึ่งถือเป็นกำลังหลักขององค์กร โดยสาเหตุของการลาออกคือ คนทำงานต้องการจะทำงานกับองค์กรที่ให้ความยืดหยุ่นในการทำงาน ทั้งในเรื่องของเวลาการทำงาน และสถานที่การทำงาน ซึ่งองค์กรที่ให้ความยืดหยุ่นต่างๆเหล่านี้และให้รายได้ที่สูงขึ้นกว่าเดิมเป็นสิ่งที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก
ในมุมกลับ การที่จะดึงดูดคนทำงานกลุ่มใหม่ ๆ หรือ GenZ การตอบสนองความต้องการส่วนบุคคล (Personalize) ให้ได้มากที่สุด จะเป็นปัจจัยในการดึงดูดคนทำงานกลุ่มใหม่กลุ่มนี้ได้ เมื่อเทียบกับองค์กรที่มีนโยบายการทำงานที่ค่อนข้างเคร่งครัด จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อองค์กรมีสถานที่ทำงานที่กว้างขวางใหญ่โตสะดวกสบาย แต่คนที่ทำงานให้กลับมองถึงความต้องการส่วนตัวในการเลือกสถานที่ทำงานได้ด้วยตนเอง ผลการศึกษาของ Accenture ในปี 2021ให้ข้อมูลว่า 83% ของคนในองค์กรมีความต้องการการทำงานแบบผสมผสาน หรือ Hybrid Working และในองค์กรที่เติบโตเร็วก็ต้องการที่จะให้พนักงานได้ทำงานแบบผสมผสานด้วยเช่นกัน ดังนั้น การจะให้พนักงานกลับมาทำงานในรูปแบบเดิมด้วยคำสั่งแบบ Top-Down อาจจะทำให้เกิดผลระยะยาวในแง่ของการรักษาคนไว้กับองค์กร รวมถึงการดึงดูดกลุ่มคนทำงานในอนาคตด้วย ช่วงเวลาแบบนี้จึงเป็นโอกาสดีที่จะสร้างเงื่อนไข การกำหนดนโยบายการทำงานที่ดีขึ้น เพื่อประสบการณ์การทำงานที่ดีของทุกคน เพื่อเป้าหมายในการพัฒนางาน และพัฒนาวัฒนธรรม ที่ไม่จำเป็นต้องยึดโยงกับสถานที่การทำงานของพนักงาน
อนาคตของการทำงานหน้าตาอย่างไร
ไม่มีใครคาดคิดว่างานที่เคยใช้เอกสารเยอะ ๆ อย่างเช่น งานราชการ ก็สามารถทำงานที่บ้านในเวลาที่ผ่านมา นั่นเป็นสิ่งที่ทำให้เห็นว่าไม่ว่าใครก็สามารถปรับตัวได้ คนทำงานปรับตัวและเรียนรู้การทำงานในโลกเสมือนจริงได้เพิ่มขึ้น ทำให้คำว่า "งาน" กำลังจะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในแง่มุมต่างๆ ดังนี้
1. การทำงานนอกสถานที่มากยิ่งขึ้น สัญญาณอินเตอร์เน็ตที่แรงขึ้น Software ที่ใช้ในการทำงานหรือการประชุมทางไกลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น และเทคโนโลยี มีราคาที่จับต้องได้มากขึ้น ทำให้งานส่วนใหญ่ไม่จำเป็นที่จะต้องทำงานในสำนักงาน งานที่จำเป็นที่จะต้องทำงานในสำนักงานจะเป็นงานที่มีความจำเป็นเท่านั้น เช่น งานผลิต งานบริการลูกค้า ทั้งนี้ ในระยะยาวการที่องค์กรให้ทำงานแบบ Hybrid Working จะมีประสิทธิภาพมากกว่า ในเรื่องการสร้างปฏิสัมพันธ์ และการดูแลสภาพจิตของพนักงานเพราะยังคงรักษาสัมพันธภาพของพนักงานได้
2. การจ้างงานทั่วทุกมุมโลก เมื่องานสามารถทำจากที่ใดก็ได้ เราจะเริ่มเห็นการไหลเวียนของแรงงานทั่วทั้งโลก พนักงานใหม่ถูกจ้างงานระยะสั้น ตามทักษะที่ถนัด โดยที่ไม่เคยเข้ามาทำงานในสำนักงาน หรือพบหัวหน้างานแบบ Face to Face ในช่วงที่ทำงาน ทำให้การทำงานแบบฟรีแลนซ์ หรือ Gig Economy จะเริ่มทำได้จริงแบบเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น ซึ่งน่าจะตอบโจทย์ความต้องการของกลุ่ม Millennials ที่ไม่ต้องการผูกมัดการทำงานอยู่กับที่ใดที่หนึ่งเป็นระยะเวลานาน
3. งานที่มีลักษณะซ้ำๆ เดิมๆ จะถูกแทนที่ด้วยเครื่องจักร หรือเทคโนโลยี เทคโนโลยี AI จะทำให้เราทำงานกันง่ายขึ้น เนื่องจาก AI สามารถเรียนรู้วิธีการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ได้อย่างง่ายดาย ทำให้คนทำงานมีโอกาสที่จะมุ่งเน้นการทำงานในด้านที่มีความหมายต่อองค์กร หรือต่อตนเองเพิ่มมากขึ้น เวลาที่เพิ่มขึ้นจะทำให้คนมีเวลาที่จะพูดคุยกันมากกว่าเดิม ทำให้อาจจะแก้ปัญหาเรื่องคนได้ดียิ่งขึ้น
4. นโยบายการทำงานจะเกี่ยวข้องกับเรื่องสิ่งแวดล้อม การออกนโยบาย Hybrid Working จะช่วยลดเรื่องการเดินทาง และช่วยลดการปล่อยมลพิษจากการอยู่อาศัยที่หนาแน่นภายในเมือง คนจะเริ่มออกไปพักอาศัยแถบชานเมืองที่ค่าที่พักราคาถูกกว่าการพักอาศัยในเขตที่ใกล้กับเมือง เนื่องจากไม่ต้องเข้าทำงานในสำนักงานทุกวัน ไม่น่าเชื่อว่านโยบายเช่นนี้ ทำให้องค์กรได้มีส่วนช่วยทำให้โลกเป็นโลกที่ดีขึ้น ซึ่งก็เป็นเรื่องที่น่ายินดีสำหรับองค์กร
5. การใช้ People Analytics จะมีบทบาทสำคัญมากขึ้น เมื่อผู้บังคับบัญชาไม่สามารถมองเห็นการทำงานของพนักงานได้ตลอดเวลา สิ่งที่องค์กรจะลงทุนมากขึ้นคือการเก็บข้อมูลเพื่อวิเคราะห์เรื่องการทำงานของพนักงานมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Productivity หรือพฤติกรรมการใช้งานเทคโนโลยีที่ทำให้เห็นว่าพนักงานอาจจะกำลัง Burnout หรือต้องการที่จะลาออกจากองค์กร เพื่อให้สามารถจัดการปัญหาได้อย่างทันท่วงที
สถานที่ทำงานรูปแบบใหม่ที่จะเป็น Next Normal
เราลองมาดูกันว่าสำนักงานแบบใหม่จะเปลี่ยนแปลงจากเดิมไปอย่างไรบ้าง
สุขภาพและความปลอดภัย องค์กรจะให้ความสำคัญกับสุขภาพและความปลอดภัยในการทำงานที่สำนักงาน อุปกรณ์ทำความสะอาดจะเป็นอุปกรณ์หลักในสำนักงาน องค์กรจะจัดที่นั่งรูปแบบใหม่ให้มีระยะห่างทางกายภาพที่เหมาะสมระหว่างบุคคล มีการกำหนดขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพและความปลอดภัยที่ชัดเจน การสื่อสารเรื่องการทำความสะอาดจะถูกสื่อสารมากขึ้นเพื่อให้พนักงานสบายใจ นอกจากนี้ องค์กรจะใส่ใจเรื่องสุขภาพจิตพนักงานมากขึ้น เครื่องมือที่ช่วยวัดสุขภาพจิตของพนักงาน หรือส่งเสริมสุขภาพจิต ผ่านการให้สวัสดิการรูปแบบใหม่ ให้กับพนักงานได้ใช้งานไม่ว่าจะทำงานที่ใด เช่น จิตแพทย์ให้คำปรึกษาแบบออนไลน์ผ่าน Platform หรือประกันสุขภาพที่ครอบคลุมเรื่องการหาจิตแพทย์
การสร้างสังคมการทำงาน องค์กรมีความเชื่อในการเป็น "สัตว์สังคม" ของคน การพบปะผู้คน ไม่ว่าจะจำนวนมากหรือจำนวนน้อย สามารถกระตุ้นให้เกิดแรงบันดาลใจหรือความคิดสร้างสรรค์ได้จากการพูดคุยแบบพบหน้า ซึ่งทำให้คนได้เข้าถึงปฏิกิริยาของคู่สนทนาได้มากขึ้นกว่าการเจอกันในโลกเสมือน รวมถึงการมีผลเรื่องความเชื่อใจและความเป็นกันเองการพบหน้าก็จะมีมากกว่า การมาทำงานที่สำนักงานคือการมาหาสังคม หรือหาเพื่อน ซึ่งจะช่วยลดความตึงเครียดจากการทำงานในบรรยากาศเดิม ๆ เป็นระยะเวลานาน ๆ การออกแบบพื้นที่หรือสถานที่ทำงานจะต้องสร้างบรรยากาศให้เกิดการ shared purpose ร่วมกัน การผลักดันค่านิยม และการปรับตัวให้พร้อมกับความเปลี่ยนแปลง ทำให้พนักงานอยากเข้าสำนักงานเพราะอยากเข้าจริง ๆ
การจัดสถานที่ทำงาน แม้ว่าคนต้องการไปสำนักงานเพื่อทำงานที่ต้องประสานงานหรือพบคนอื่น แต่สถานที่ทำงานก็ยังคงต้องการสถานที่ที่เงียบและเหมาะสมในการทำงาน องค์กรจะเริ่มบริหารความหลากหลายบนพื้นที่เดิม เช่น พื้นที่ทำงานส่วนตัว พื้นที่ทำงานร่วมกัน และพื้นที่แห่งการเรียนรู้ร่วมกัน เช่น ห้องที่ทำงานได้แบบเงียบ ๆ, Co-Working Space, พื้นที่หรือเวทีที่ให้ทุกคนได้แบ่งปันองค์ความรู้ หรือมาทำกิจกรรมร่วมกัน
งานวิจัยของ Gartner ในปี 2021 พบว่า พนักงานประมาณ 40% อาจมีความเสี่ยงในการลาออกถ้าหากจะต้องกลับไปทำงานที่สำนักงานแบบ 100% การออกแบบสำนักงานแบบใหม่อาจจะต้องคำนึงถึงความต้องการที่แท้จริงภายใต้บริบทองค์กรของเราออฟฟิศแบบ Start Up ที่มีอาหารกลางวันฟรี มีมุมขนมหรือไอศกรีมให้รับประทานได้ทุกวัน มีห้องเล่นเกมส์ หรือมีห้องนอนในทีทำงาน อาจจะไม่สามารถสู้การให้ “ความยืดหยุ่น” ในการทำงานกับคนรุ่นใหม่ การสอบถามเพื่อให้ได้ความคิดเห็นและรับทราบความต้องการจากทั้งพนักงานและระดับผู้บริหารน่าจะช่วยให้องค์กรจัดการเรื่องสำนักงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเราควรคิดถึงสิ่งที่จะสะท้อนกลับไปที่บริษัทอย่างเช่นการปรับลดค่าใช้จ่ายได้ในระยะยาว จากการเช่าพื้นที่สำนักงาน และค่าสาธารณูปโภคต่างๆ และยังสามารถรักษาพนักงานที่เป็นทรัพยากรอันมีค่าให้อยู่กับองค์กรได้ต่อไป
อ้างอิง
What 12,000 Employees Have to Say About the Future of Remote Work (www.bcg.com)
หลังจบโควิด ออฟฟิศยังอยู่ แต่ปรับรูปแบบให้เข้ากับการทำงานนอกออฟฟิศมากขึ้น (brandinside.asia)
Future of Workplace เมื่อโควิดทำให้ออฟฟิศไม่เหมือนเดิม (www.scb.co.th)
The Future Of Work And The New Workplace: How To Make Work Better (www.forbes.com)
Workplace disrupted – five themes that will define the future of work (www.weforum.com)
Future of Work Reinvented (www.gartner.com)