Productivity Anywhere แค่เทรนด์หรือทำได้จริง
อัปเดตเมื่อ 18 มี.ค. 2565
ชินภัทร์ สุวรรณพุ่ม | shinapat_s@hotmail.com
หากว่าเราได้มีโอกาสในการพูดคุยกับทีมกลยุทธ์ทางด้านการบริหารคนในองค์กรในช่วงนี้ คงจะมีไม่กี่เรื่องที่น่าจะกำลังเป็นสิ่งที่ถูกครุ่นคิดของเหล่า “นักคิด” ในการกำหนดกลยุทธ์ การปรับเปลี่ยนนโยบาย คำว่า Work from home, Work from anywhere, Hybrid Working เข้ามาเปลี่ยนแปลงชีวิตพวกเราในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา จนกลายเป็น “New Normal” อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หลายองค์กรระดับโลกอย่าง Spotify, Salesforce, Google, Microsoft ออกตัวอย่างรวดเร็วในการประกาศนโยบาย Work from anywhere คือการให้พนักงานสามารถทำงานที่ใดก็ได้ ผสมผสานกับนโยบาย Hybrid Working คือการให้พนักงานเข้าออฟฟิศในบางวัน และทำงานจากที่ใดก็ได้ในบางวัน จะเห็นได้ว่าองค์กรที่ประกาศนโยบายนี้ออกมาส่วนใหญ่จะเป็นองค์กรที่อยู่ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีและมีผลิตภัณฑ์ที่เป็น Software มากกว่า Hardware ซึ่งโดยเนื้องานสามารถทำงานผ่านเทคโนโลยีได้ ซึ่ง
ประโยชน์หรือข้อดีของนโยบาย Work from anywhere มีคนสรุปเอาไว้มากมาย ไม่ว่าจะเป็น การทำให้พนักงานมี Work Life Balance ที่ดีขึ้นจากการลดระยะเวลาในการเดินทาง การประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน และการประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ออฟฟิศขององค์กร หรือแม้กระทั่งการเพิ่มความสามารถในการจ้างงานพนักงานชั้นนำทั่วโลกได้ โดยไม่ติดกับเรื่องเอกสารการขออนุญาตทำงาน (Work Permit) หรือข้อจำกัดของพนักงานที่มีศักยภาพทั่วโลกในการต้องเดินทางมาทำงานที่ออฟฟิศในต่างประเทศ ในข้อดี ย่อมมีข้อที่ควรพิจารณา หรือข้อจำกัด เกี่ยวกับการบริหารพนักงาน Hybrid Working หรือพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศ แม้ว่าพนักงานจะสามารถติดต่อกันได้ผ่านเทคโนโลยีที่มีศักยภาพสูงขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่การที่จะให้คนมีการร่วมมือกัน หรือระดมสมอง หรือแบ่งปันความคิด เพื่อสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ก็คงไม่เหมือนการได้มาพบเจอกันอย่างแน่นอน ในเรื่องนี้ องค์กรระดับโลกอย่าง IBM ที่มีความคิดตรงกันข้ามกับนโยบาย Work from anywhere โดย IBM มีความเชื่อว่าการที่พนักงานเข้ามาทำงานในออฟฟิศเป็นสิ่งที่เหมาะสมมากกว่า เพราะการทำงานในออฟฟิศจะทำให้เกิดความใกล้ชิด การแบ่งปันแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร และหัวหน้าสามารถสังเกตพฤติกรรมการทำงานและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมได้ดีกว่าการทำงานนอกออฟฟิศ
สำหรับองค์กรที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบ Work from anywhere ก่อนที่จะเริ่มคิดนโยบายนี้เพื่อเป็นนโยบายในอนาคตขององค์กร คำถามแรกๆที่ผู้บริหารจะต้องถามอย่างแน่นอนคงหนีไม่พ้นเรื่องของ “Productivity” ของพนักงาน จะวัดได้อย่างไรว่าพนักงานมี Productivity ไม่น้อยกว่าเดิม หรือเพิ่มขึ้น แม้ว่าผลสำรวจคนทำงานมากกว่า 9,000 คนทั่วโลกของ Accenture เมื่อต้นปีที่ผ่านมา จะชี้ให้เห็นว่าพนักงานกว่า 40% จะคิดว่าตนเองมี Productivity ที่สูงขึ้น ซึ่งเป็นมุมมองของพนักงานมากกว่าเป็นมุมมองจากองค์กร และเป็นการสำรวจในช่วงระยะเวลาสั้น ๆ โดยเฉพาะในช่วงสถานการณ์วิกฤติ ซึ่งผู้บริหารก็ย่อมมีความเห็นอกเห็นใจในเรื่องผลงานของทีมงาน เพราะฉะนั้น ความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับ Productivity ระหว่างหัวหน้าในฐานะตัวแทนขององค์กรกับลูกน้อง จะเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้นโยบายนี้ประสบความสำเร็จ และเป็นผลดีในระยะยาว
อะไรคือ Productivity >>>
Microsoft เจ้าของ Software Microsoft 365 ที่องค์กรชั้นนำเลือกใช้เป็นเทคโนโลยีในการทำงานได้เก็บข้อมูลผู้ใช้งานระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ปี 2563 ถึงเดือนกุมภาพันธ์ปี 2564 พบว่า จำนวนการประชุมออนไลน์สูงขึ้นเรื่อยๆ ระยะเวลาการประชุมแต่ละครั้งไม่น้อยกว่า 60 นาที โดยมีการประชุมแบบที่ไม่ได้มีการนัดหมายล่วงหน้าอยู่ที่ประมาณ 65% และในการส่งข้อความผ่านระบบ มีการส่งข้อความมากขึ้นกว่าเดิม 45% การส่งข้อความนอกเวลาการทำงานปกติเท่ากับ 42% จากข้อมูลข้างต้น คงจะทำให้เราต้องกลับมาพิจารณาว่า Productivity ขององค์กรที่สูงขึ้นเป็น Productivity ที่แท้จริงและส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรหรือไม่ จุดเริ่มต้นของเราจึงควรตั้งหลักให้ถูกต้องว่าเราต้องการที่จะวัดผลสำเร็จของ Productivity ขององค์กรจากสิ่งใด ซึ่งการสร้างระบบบริหารผลการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิด “Productivity Anywhere” มีรายละเอียดที่ดูแล้วไม่ได้ต่างจากการบริหารผลการปฏิบัติงานในรูปแบบเดิมเพิ่มมากเท่าใดนัก แต่ก็มีรายละเอียดที่ควรให้ความสำคัญอยู่ไม่น้อย
The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (www.microsoft.com)
เริ่มต้นกลัดกระดุมเม็ดแรกให้ถูก >>>
การสร้างองค์กรที่มี Productivity จะต้องเริ่มต้นจากการตั้งเป้าหมายที่ถูกต้องและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรในทุกระดับ หลักการ “SMART” Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bounded เป็นสิ่งที่ควรจะเป็นพื้นฐานในการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมาย แต่สิ่งที่ควรจะมีเพิ่มเติมสำหรับองค์กรที่ต้องการจะสร้าง Productivity Anywhere นั่นคือ การตกลงร่วมกันระหว่างผู้จัดการและพนักงานเพื่อให้เห็นชอบร่วมกันในตัวชี้วัดที่จะมีการวัดผล และเป้าหมายที่คิดว่าจะต้องทำให้สำเร็จ การให้พนักงานได้มีส่วนร่วมและเห็นชอบจะมีผลอย่างมากกับแรงจูงใจในการทำงาน โดยเฉพาะพนักงานทำงานอยู่นอกออฟฟิศและหัวหน้าหรือผู้จัดการไม่สามารถเข้าไปบริหารงานได้เต็มที่ เมื่อมีการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายแล้ว การรายงานความคืบหน้าของผลงานให้กับทีมงานทุกคนได้รับทราบก็เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างความโปร่งใสในการบริหารทีมงานทางไกลได้อีกทางหนึ่ง การปรับปรุงกระบวนการบริหารผลงานให้เหมาะสมกับการทำงานแบบ Hybrid ก็ควรจะต้องทบทวนด้วยเช่นกัน ควรปรับปรุงกระบวนการให้ง่ายขึ้น ลดขั้นตอนหรือลดเอกสารในการทำงานให้เป็นศูนย์ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารผลการปฏิบัติงาน และแสดงข้อมูลผลงานหรือ Productivity ขององค์กรได้แบบ Real Time จะทำให้องค์กรไม่ต้องกังวลกับผลงานในภาพรวมขององค์กร และปัญหาเกี่ยวกับ Performance ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น องค์กรยังสามารถมองเห็นและสามารถวางแผนเพื่อลดความเสี่ยงได้ล่วงหน้า นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงกระบวนการติดตามผลงาน การให้ Feedback ระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง จะต้องถูกออกแบบไว้ให้ดีตั้งแต่เริ่มต้น
ปล่อยให้ถึงปลายปีก็สายเสียแล้ว >>>
หัวใจของการบริหารผลการปฏิบัติงานทางไกล คือการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง เมื่อองค์กรได้ออกแบบกระบวนการให้ Feedback ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องระหว่างปีแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อคือการติดตามเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการต่าง ๆ เป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้ องค์กรอาจทำแบบสำรวจเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการพูดคุยเรื่องผลการปฏิบัติงานระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง รวมถึงการสื่อสารในเรื่องอื่น ๆ ที่พนักงานมีความต้องการจากองค์กรเพิ่มขึ้น ในบทบาทของหัวหน้าที่มอบหมายให้ทีมงานนำเสนอความคืบหน้าของงานแล้ว สิ่งหนึ่งที่ควรมีการพูดคุยคือเรื่องปัญหา อุปสรรค และแนวทางการแก้ไขปัญหาร่วมกัน การจัดให้มีการรายงานความคืบหน้าของผลการปฏิบัติงานระหว่างปี จะช่วยปรับความคาดหวังของพนักงานให้ตรงกับผลงานที่ปรากฎ ก่อนที่จะไปถึงช่วงประเมินปลายปีเพื่อให้รางวัล โดยหัวหน้าและลูกน้องควรมีการพูดคุยอย่างเป็นทางการในเรื่องความคืบหน้าในการปฏิบัติงานและปัญหาในการทำงานอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่
วัดที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ >>>
เมื่อถึงรอบการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี สิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญเกี่ยวกับการวัด Productivity ขององค์กร ควรเป็น ผลลัพธ์ที่สามารถออกมาเป็นผลงานที่สร้างคุณค่าได้จริง มากกว่าการวัดที่จำนวน เช่น การประชุมจำนวนมาก หรือการทำงานล่วงเวลาอยู่เสมอ ไม่ใช่คำตอบของการมี Productivity ขององค์กร การประเมินผลงานของพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid working ไม่ควรให้ความสำคัญกับกระบวนการมากจนเกินไป เพราะการให้พนักงานทำงานแบบ Hybrid Working เราจะต้องเปิดโอกาสให้เกิดความยืดหยุ่นทั้งเรื่องของเวลาและสถานที่ทำงาน และควรจริงจังกับเรื่องของผลงานที่ออกมามากกว่าการจับจ้องที่งานชิ้นเล็กๆ ที่พนักงานทำในแต่ละวัน ก่อนที่หัวหน้าจะเริ่มประเมินผลการปฏิบัติงาน การเปิดโอกาสให้พนักงานเริ่มประเมินตนเองก่อนจะช่วยให้เราไม่พลาดในสิ่งที่พนักงานต้องการจะสื่อสารหรือชี้แจงกับหัวหน้างาน และเมื่อหัวหน้างานจะตัดสินใจประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอาจเริ่มต้นด้วยการให้พนักงานตอบคำถามต่างๆ เหล่านี้:
คุณภาคภูมิใจกับผลงานชิ้นไหนในช่วงปีที่ผ่านมา และเป็นเพราะอะไร
ที่ผ่านมาคุณมีบทบาทอย่างไรกับผลงานหรือโครงการของคุณ
ผลงานของคุณในปีนี้มีความเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กรอย่างไร
ผลงานของคุณในปีนี้สร้างประโยชน์หรือสามารถวัดมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้อย่างไร
เมื่อได้ผลการปฏิบัติงานได้รับอนุมัติแล้ว หัวหน้าก็ควรนำผลการประเมินกลับไปแจ้งให้พนักงานรับทราบ กรณีที่องค์กรมีพนักงาน 2 ประเภทคือแบบที่ประจำออฟฟิศ และพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid องค์กรควรเลือกวิธีการในการแจ้งผลประเมินในรูปแบบเดียวกัน เช่น แบบ Face-to-Face หรือแบบออนไลน์ เพื่อให้เกิดความเท่าเทียมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งแน่นอนว่าการมีโอกาสได้พบปะเจอกันจริงจะทำให้หัวหน้าสามารถสังเกตเห็นถึงความรู้สึกที่แท้จริงของลูกน้องได้มากกว่าการเจอกันในโลกเสมือน ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการวางแผนพัฒนาหรือการตั้งเป้าหมายการทำงานในปีถัดไป
การบริหารผลงานให้เกิด Productivity โดยไม่ขึ้นอยู่กับสถานที่และรูปแบบการทำงานของพนักงาน แม้ว่าจะมีความแตกต่างจากรูปแบบเดิมไม่มากนัก แต่องค์กรที่จะเริ่มใช้นโยบายนี้ควรจะพิจารณาเรื่องนี้อย่างลงรายละเอียดและครอบคลุมทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้น นอกจากการเตรียมความพร้อมให้กับหัวหน้าในการบริหารทีมระยะไกล เตรียมเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น และการปรับปรุงระบบการบริหารผลงานให้เหมาะสมแล้ว องค์กรควรจะให้ความสำคัญกับสภาพจิตใจของคนทำงานด้วยการหาวิธีวัดผลของวัตถุประสงค์ของนโยบาย Hybrid Working ว่ายังเป็นไปตามที่ตั้งใจหรือไม่ พนักงานวุ่นวายอยู่กับการประชุมมากกว่าเวลาทำงานปกติจนไม่มี Work Life Balance หรือไม่ งานที่พนักงานทำเป็นงานชิ้นเล็กชิ้นน้อยที่ไม่ได้ส่งผลถึงเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่ และพนักงานมีความเหนื่อยล้าจากการใช้เทคโนโลยีดิจิตอล (Digital Exhaustion) มากเกินความจำเป็นหรือไม่ ความรู้สึกของพนักงานเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่องค์กรควรจะหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอไม่น้อยไปกว่าการดูเรื่อง Productivity ขององค์กรเพียงอย่างเดียว
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
อ้างอิง
The future of work: A hybrid work model (www.accenture.com)
Remote Work Evolves Into Hybrid Work And Productivity Rises, The Data Shows (www.forbes.com)
The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (www.microsoft.com)
4 Ways Businesses Can Maximize Productivity for the Hybrid Workforce (www.inc.com)
Measuring performance in a hybrid workplace (www.peoplemattersglobal.com)
Measure Performance: Strategies for Remote and Hybrid Teams (www.gallup.com)