Productivity Anywhere แค่เทรนด์หรือทำได้จริง

อัปเดตเมื่อ 18 มี.ค.

ชินภัทร์ สุวรรณพุ่ม | shinapat_s@hotmail.com

หากว่าเราได้มีโอกาสในการพูดคุยกับทีมกลยุทธ์ทางด้านการบริหารคนในองค์กรในช่วงนี้ คงจะมีไม่กี่เรื่องที่น่าจะกำลังเป็นสิ่งที่ถูกครุ่นคิดของเหล่า “นักคิด” ในการกำหนดกลยุทธ์ การปรับเปลี่ยนนโยบาย คำว่า Work from home, Work from anywhere, Hybrid Working เข้ามาเปลี่ยนแปลงชีวิตพวกเราในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา จนกลายเป็น “New Normal” อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หลายองค์กรระดับโลกอย่าง Spotify, Salesforce, Google, Microsoft ออกตัวอย่างรวดเร็วในการประกาศนโยบาย Work from anywhere คือการให้พนักงานสามารถทำงานที่ใดก็ได้ ผสมผสานกับนโยบาย Hybrid Working คือการให้พนักงานเข้าออฟฟิศในบางวัน และทำงานจากที่ใดก็ได้ในบางวัน จะเห็นได้ว่าองค์กรที่ประกาศนโยบายนี้ออกมาส่วนใหญ่จะเป็นองค์กรที่อยู่ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีและมีผลิตภัณฑ์ที่เป็น Software มากกว่า Hardware ซึ่งโดยเนื้องานสามารถทำงานผ่านเทคโนโลยีได้ ซึ่ง


ประโยชน์หรือข้อดีของนโยบาย Work from anywhere มีคนสรุปเอาไว้มากมาย ไม่ว่าจะเป็น การทำให้พนักงานมี Work Life Balance ที่ดีขึ้นจากการลดระยะเวลาในการเดินทาง การประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน และการประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ออฟฟิศขององค์กร หรือแม้กระทั่งการเพิ่มความสามารถในการจ้างงานพนักงานชั้นนำทั่วโลกได้ โดยไม่ติดกับเรื่องเอกสารการขออนุญาตทำงาน (Work Permit) หรือข้อจำกัดของพนักงานที่มีศักยภาพทั่วโลกในการต้องเดินทางมาทำงานที่ออฟฟิศในต่างประเทศ ในข้อดี ย่อมมีข้อที่ควรพิจารณา หรือข้อจำกัด เกี่ยวกับการบริหารพนักงาน Hybrid Working หรือพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศ แม้ว่าพนักงานจะสามารถติดต่อกันได้ผ่านเทคโนโลยีที่มีศักยภาพสูงขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่การที่จะให้คนมีการร่วมมือกัน หรือระดมสมอง หรือแบ่งปันความคิด เพื่อสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ก็คงไม่เหมือนการได้มาพบเจอกันอย่างแน่นอน ในเรื่องนี้ องค์กรระดับโลกอย่าง IBM ที่มีความคิดตรงกันข้ามกับนโยบาย Work from anywhere โดย IBM มีความเชื่อว่าการที่พนักงานเข้ามาทำงานในออฟฟิศเป็นสิ่งที่เหมาะสมมากกว่า เพราะการทำงานในออฟฟิศจะทำให้เกิดความใกล้ชิด การแบ่งปันแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร และหัวหน้าสามารถสังเกตพฤติกรรมการทำงานและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมได้ดีกว่าการทำงานนอกออฟฟิศ


สำหรับองค์กรที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบ Work from anywhere ก่อนที่จะเริ่มคิดนโยบายนี้เพื่อเป็นนโยบายในอนาคตขององค์กร คำถามแรกๆที่ผู้บริหารจะต้องถามอย่างแน่นอนคงหนีไม่พ้นเรื่องของ “Productivity” ของพนักงาน จะวัดได้อย่างไรว่าพนักงานมี Productivity ไม่น้อยกว่าเดิม หรือเพิ่มขึ้น แม้ว่าผลสำรวจคนทำงานมากกว่า 9,000 คนทั่วโลกของ Accenture เมื่อต้นปีที่ผ่านมา จะชี้ให้เห็นว่าพนักงานกว่า 40% จะคิดว่าตนเองมี Productivity ที่สูงขึ้น ซึ่งเป็นมุมมองของพนักงานมากกว่าเป็นมุมมองจากองค์กร และเป็นการสำรวจในช่วงระยะเวลาสั้น ๆ โดยเฉพาะในช่วงสถานการณ์วิกฤติ ซึ่งผู้บริหารก็ย่อมมีความเห็นอกเห็นใจในเรื่องผลงานของทีมงาน เพราะฉะนั้น ความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับ Productivity ระหว่างหัวหน้าในฐานะตัวแทนขององค์กรกับลูกน้อง จะเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้นโยบายนี้ประสบความสำเร็จ และเป็นผลดีในระยะยาว


อะไรคือ Productivity >>>

Microsoft เจ้าของ Software Microsoft 365 ที่องค์กรชั้นนำเลือกใช้เป็นเทคโนโลยีในการทำงานได้เก็บข้อมูลผู้ใช้งานระหว่างเดือนกุมภาพันธ์ปี 2563 ถึงเดือนกุมภาพันธ์ปี 2564 พบว่า จำนวนการประชุมออนไลน์สูงขึ้นเรื่อยๆ ระยะเวลาการประชุมแต่ละครั้งไม่น้อยกว่า 60 นาที โดยมีการประชุมแบบที่ไม่ได้มีการนัดหมายล่วงหน้าอยู่ที่ประมาณ 65% และในการส่งข้อความผ่านระบบ มีการส่งข้อความมากขึ้นกว่าเดิม 45% การส่งข้อความนอกเวลาการทำงานปกติเท่ากับ 42% จากข้อมูลข้างต้น คงจะทำให้เราต้องกลับมาพิจารณาว่า Productivity ขององค์กรที่สูงขึ้นเป็น Productivity ที่แท้จริงและส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรหรือไม่ จุดเริ่มต้นของเราจึงควรตั้งหลักให้ถูกต้องว่าเราต้องการที่จะวัดผลสำเร็จของ Productivity ขององค์กรจากสิ่งใด ซึ่งการสร้างระบบบริหารผลการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิด “Productivity Anywhere” มีรายละเอียดที่ดูแล้วไม่ได้ต่างจากการบริหารผลการปฏิบัติงานในรูปแบบเดิมเพิ่มมากเท่าใดนัก แต่ก็มีรายละเอียดที่ควรให้ความสำคัญอยู่ไม่น้อย

The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (www.microsoft.com)


เริ่มต้นกลัดกระดุมเม็ดแรกให้ถูก >>>

การสร้างองค์กรที่มี Productivity จะต้องเริ่มต้นจากการตั้งเป้าหมายที่ถูกต้องและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรในทุกระดับ หลักการ “SMART” Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bounded เป็นสิ่งที่ควรจะเป็นพื้นฐานในการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมาย แต่สิ่งที่ควรจะมีเพิ่มเติมสำหรับองค์กรที่ต้องการจะสร้าง Productivity Anywhere นั่นคือ การตกลงร่วมกันระหว่างผู้จัดการและพนักงานเพื่อให้เห็นชอบร่วมกันในตัวชี้วัดที่จะมีการวัดผล และเป้าหมายที่คิดว่าจะต้องทำให้สำเร็จ การให้พนักงานได้มีส่วนร่วมและเห็นชอบจะมีผลอย่างมากกับแรงจูงใจในการทำงาน โดยเฉพาะพนักงานทำงานอยู่นอกออฟฟิศและหัวหน้าหรือผู้จัดการไม่สามารถเข้าไปบริหารงานได้เต็มที่ เมื่อมีการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายแล้ว การรายงานความคืบหน้าของผลงานให้กับทีมงานทุกคนได้รับทราบก็เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างความโปร่งใสในการบริหารทีมงานทางไกลได้อีกทางหนึ่ง การปรับปรุงกระบวนการบริหารผลงานให้เหมาะสมกับการทำงานแบบ Hybrid ก็ควรจะต้องทบทวนด้วยเช่นกัน ควรปรับปรุงกระบวนการให้ง่ายขึ้น ลดขั้นตอนหรือลดเอกสารในการทำงานให้เป็นศูนย์ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารผลการปฏิบัติงาน และแสดงข้อมูลผลงานหรือ Productivity ขององค์กรได้แบบ Real Time จะทำให้องค์กรไม่ต้องกังวลกับผลงานในภาพรวมขององค์กร และปัญหาเกี่ยวกับ Performance ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น องค์กรยังสามารถมองเห็นและสามารถวางแผนเพื่อลดความเสี่ยงได้ล่วงหน้า นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงกระบวนการติดตามผลงาน การให้ Feedback ระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง จะต้องถูกออกแบบไว้ให้ดีตั้งแต่เริ่มต้น


ปล่อยให้ถึงปลายปีก็สายเสียแล้ว >>>

หัวใจของการบริหารผลการปฏิบัติงานทางไกล คือการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง เมื่อองค์กรได้ออกแบบกระบวนการให้ Feedback ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องระหว่างปีแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อคือการติดตามเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการต่าง ๆ เป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้ องค์กรอาจทำแบบสำรวจเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการพูดคุยเรื่องผลการปฏิบัติงานระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง รวมถึงการสื่อสารในเรื่องอื่น ๆ ที่พนักงานมีความต้องการจากองค์กรเพิ่มขึ้น ในบทบาทของหัวหน้าที่มอบหมายให้ทีมงานนำเสนอความคืบหน้าของงานแล้ว สิ่งหนึ่งที่ควรมีการพูดคุยคือเรื่องปัญหา อุปสรรค และแนวทางการแก้ไขปัญหาร่วมกัน การจัดให้มีการรายงานความคืบหน้าของผลการปฏิบัติงานระหว่างปี จะช่วยปรับความคาดหวังของพนักงานให้ตรงกับผลงานที่ปรากฎ ก่อนที่จะไปถึงช่วงประเมินปลายปีเพื่อให้รางวัล โดยหัวหน้าและลูกน้องควรมีการพูดคุยอย่างเป็นทางการในเรื่องความคืบหน้าในการปฏิบัติงานและปัญหาในการทำงานอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่


วัดที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ >>>

เมื่อถึงรอบการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี สิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญเกี่ยวกับการวัด Productivity ขององค์กร ควรเป็น ผลลัพธ์ที่สามารถออกมาเป็นผลงานที่สร้างคุณค่าได้จริง มากกว่าการวัดที่จำนวน เช่น การประชุมจำนวนมาก หรือการทำงานล่วงเวลาอยู่เสมอ ไม่ใช่คำตอบของการมี Productivity ขององค์กร การประเมินผลงานของพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid working ไม่ควรให้ความสำคัญกับกระบวนการมากจนเกินไป เพราะการให้พนักงานทำงานแบบ Hybrid Working เราจะต้องเปิดโอกาสให้เกิดความยืดหยุ่นทั้งเรื่องของเวลาและสถานที่ทำงาน และควรจริงจังกับเรื่องของผลงานที่ออกมามากกว่าการจับจ้องที่งานชิ้นเล็กๆ ที่พนักงานทำในแต่ละวัน ก่อนที่หัวหน้าจะเริ่มประเมินผลการปฏิบัติงาน การเปิดโอกาสให้พนักงานเริ่มประเมินตนเองก่อนจะช่วยให้เราไม่พลาดในสิ่งที่พนักงานต้องการจะสื่อสารหรือชี้แจงกับหัวหน้างาน และเมื่อหัวหน้างานจะตัดสินใจประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอาจเริ่มต้นด้วยการให้พนักงานตอบคำถามต่างๆ เหล่านี้:

  • คุณภาคภูมิใจกับผลงานชิ้นไหนในช่วงปีที่ผ่านมา และเป็นเพราะอะไร

  • ที่ผ่านมาคุณมีบทบาทอย่างไรกับผลงานหรือโครงการของคุณ

  • ผลงานของคุณในปีนี้มีความเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กรอย่างไร

  • ผลงานของคุณในปีนี้สร้างประโยชน์หรือสามารถวัดมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้อย่างไร

เมื่อได้ผลการปฏิบัติงานได้รับอนุมัติแล้ว หัวหน้าก็ควรนำผลการประเมินกลับไปแจ้งให้พนักงานรับทราบ กรณีที่องค์กรมีพนักงาน 2 ประเภทคือแบบที่ประจำออฟฟิศ และพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid องค์กรควรเลือกวิธีการในการแจ้งผลประเมินในรูปแบบเดียวกัน เช่น แบบ Face-to-Face หรือแบบออนไลน์ เพื่อให้เกิดความเท่าเทียมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งแน่นอนว่าการมีโอกาสได้พบปะเจอกันจริงจะทำให้หัวหน้าสามารถสังเกตเห็นถึงความรู้สึกที่แท้จริงของลูกน้องได้มากกว่าการเจอกันในโลกเสมือน ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการวางแผนพัฒนาหรือการตั้งเป้าหมายการทำงานในปีถัดไป


การบริหารผลงานให้เกิด Productivity โดยไม่ขึ้นอยู่กับสถานที่และรูปแบบการทำงานของพนักงาน แม้ว่าจะมีความแตกต่างจากรูปแบบเดิมไม่มากนัก แต่องค์กรที่จะเริ่มใช้นโยบายนี้ควรจะพิจารณาเรื่องนี้อย่างลงรายละเอียดและครอบคลุมทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้น นอกจากการเตรียมความพร้อมให้กับหัวหน้าในการบริหารทีมระยะไกล เตรียมเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น และการปรับปรุงระบบการบริหารผลงานให้เหมาะสมแล้ว องค์กรควรจะให้ความสำคัญกับสภาพจิตใจของคนทำงานด้วยการหาวิธีวัดผลของวัตถุประสงค์ของนโยบาย Hybrid Working ว่ายังเป็นไปตามที่ตั้งใจหรือไม่ พนักงานวุ่นวายอยู่กับการประชุมมากกว่าเวลาทำงานปกติจนไม่มี Work Life Balance หรือไม่ งานที่พนักงานทำเป็นงานชิ้นเล็กชิ้นน้อยที่ไม่ได้ส่งผลถึงเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่ และพนักงานมีความเหนื่อยล้าจากการใช้เทคโนโลยีดิจิตอล (Digital Exhaustion) มากเกินความจำเป็นหรือไม่ ความรู้สึกของพนักงานเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่องค์กรควรจะหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอไม่น้อยไปกว่าการดูเรื่อง Productivity ขององค์กรเพียงอย่างเดียว


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

The future of work: A hybrid work model (www.accenture.com)

Remote Work Evolves Into Hybrid Work And Productivity Rises, The Data Shows (www.forbes.com)

The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (www.microsoft.com)

What’s next for remote work: An analysis of 2,000 tasks, 800 jobs, and nine countries (www.mckinsey.com)

4 Ways Businesses Can Maximize Productivity for the Hybrid Workforce (www.inc.com)

Measuring performance in a hybrid workplace (www.peoplemattersglobal.com)

Measure Performance: Strategies for Remote and Hybrid Teams (www.gallup.com)

Reenvisioning the Workforce: Performance Management Strategies for Remote and Hybrid Environments (www.millanchicago.com)


ดู 58 ครั้ง0 ความคิดเห็น

โพสต์ล่าสุด

ดูทั้งหมด