การสร้างโครงสร้าง
ทันทีที่ LinkedIn ประกาศว่าพนักงานของพวกเขาจะย้ายไปทำงานแบบออนไลน์เนื่องจาก COVID-19 ทีมงานเตรียมความพร้อมของพวกเขาได้ทำงานร่วมกันและในช่วงเวลาหนึ่งสัปดาห์ได้นำโปรแกรมการเตรียมความพร้อมเสมือนจริง (virtual onboarding program) มาใช้ ในการดำเนินการดังกล่าว LinkedIn ยังได้ออกแบบและขยายเนื้อหาของโปรแกรมเตรียมความพร้อมจากเดิมหนึ่งวันให้เป็นห้าวัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้พวกเขามีความยืดหยุ่นมากขึ้นในเรื่องของเวลาและวิธีการดำเนินการ นักวิจัยได้ให้ความเห็นว่าโปรแกรมปฐมนิเทศสามารถทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการผสมผสานองค์ประกอบของโครงสร้างที่เป็นทางการ สร้างขั้นตอนการเตรียมความพร้อมตามลำดับสำหรับการเรียนรู้หัวข้อที่สำคัญ (เช่น วัฒนธรรมของบริษัท งานและกระบวนการของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง) และรวมถึงองค์ประกอบของกิจกรรมการขัดเกลาทางสังคม
พนักงานใหม่มักจะกังวลเกี่ยวกับรายละเอียดของบทบาทใหม่ของพวกเขา (เช่น วัฒนธรรมองค์กร วัฒนธรรมทีมงานบทบาทหน้าที่ในงาน) การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทำให้ปัญหานี้รุนแรงมากขึ้น สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนนำมาซึ่งความกังวลขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่โดยรวม การสร้างโครงสร้างในแง่ของสภาพแวดล้อมในการทำงานของพนักงานใหม่ เช่น วัฒนธรรมองค์กร กระบวนการทำงาน การสื่อสารในทีม แนวทางปฏิบัติในองค์กรและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานสามารถบรรเทาความกังวลของพนักงานใหม่ได้ ตัวอย่างเช่น เรื่องราวของอเล็กซ์ที่ได้กล่าวข้างต้น หากองค์กรได้ให้การฝึกอบรมเกี่ยวกับการระบาดของโรคในปัจจุบันทำให้เกิดความคาดเดาไม่ได้ว่าส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและความต้องการของลูกค้า หรือถ้าหากผู้นำของพวกเขาใช้เวลามากขึ้นในการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานที่อยู่ห่างไกล อเล็กซ์จะไม่รู้สึกกังวลเกี่ยวกับความคาดหวังและบทบาทของเขาในองค์กร องค์กรควรคำนึงถึงศักยภาพของแต่ละบุคคลและคำนึงถึงความแตกต่างระหว่างพนักงานที่อาจส่งผลต่อประสบการณ์และความกังวลใจของพวกเขา ตัวอย่างเช่น พนักงานที่มีประสบการณ์ในการใช้เทคโนโลยี จะรู้สึกสะดวกสบายในการใช้เครื่องมือออนไลน์ ซึ่งอาจจะเป็นเพราะความสนใจหรือความสามารถในการเข้าถึงเครื่องมือออนไลน์ต่าง ๆ แต่พนักงานกลุ่มนี้อาจจะมีโอกาสน้อยในการเข้าสังคมกับพนักงานคนอื่น ๆ
การดำเนินการที่องค์กรควรพิจารณาเมื่อจัดสถานที่ทำงานให้มีโครงสร้างที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นสำหรับพนักงานใหม่ โดยเฉพาะคนที่ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงและมีความสับสนอย่างต่อเนื่องในช่วงวิกฤตของการแพร่ระบาดของ COVID-19 ขั้นตอนการดำเนินการที่จะแสดงให้เห็นต่อไปนี้ มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างโครงสร้างและความมั่นใจในการเพิ่มพูนความรู้และความมั่นใจของพนักงาน รวมทั้งการสร้างความสัมพันธ์ทางสังคมและความเป็นอยู่ที่ดี จากงานวิจัยพบว่าการให้คำแนะนำและการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลทางบวกต่อความรู้และความเชื่อมั่นของพนักงาน กลยุทธ์การขัดเกลาทางสังคมในองค์กรพบว่ามีผลเชิงบวกต่อการสร้างปฎิสัมพันธ์ทางสังคมในรูปแบบของการยอมรับทางสังคม ซึ่งสนับสนุนให้พนักงานเกิดความผูกพันต่อองค์กรและมีความเป็นอยู่ที่ดี
> จัดเตรียมแผนจัดการภาวะวิกฤต (เน้นในเรื่องสุขภาพและความปลอดภัย) ให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรจะจัดการกับปัญหาด้านสุขภาพของพนักงานและการดูแลความปลอดภัยด้านทางสุขภาพ การให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการต่าง ๆ ที่พนักงานจำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับการรักษาระยะห่างทางสังคม การมีอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล (personal protective equipment) การแบ่งปันพื้นที่ส่วนกลางและจะทำอย่างไรถ้าหากพนักงานตรวจพบเชื้อ COVID-19
> สื่อสารอย่างชัดเจน บ่อยครั้งและทำตั้งแต่เนิ่น ๆ พนักงานควรทราบการเปลี่ยนแปลงที่มีหรือสิ่งที่จะเกิดขึ้น ชี้แจงสาเหตุที่ต้องดำเนินการและ / หรือวิธีที่พนักงานควรตอบสนองและเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตนเอง
> จัดหาเครื่องมือและอุปกรณ์ที่เหมาะสมและจำเป็น การจัดเตรียมระบบงานที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบขององค์กรและมีการเปิดใช้งานเครื่องมือไว้ล่วงหน้า ซึ่งพนักงานจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานและสื่อสารกับสมาชิกในทีม
> ฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับเครื่องมือและระบบที่จำเป็น ควรฝึกอบรมพนักงานใหม่ว่าควรใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใดในการทำงานให้สำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือหรือกระบวนการใหม่ ๆ ที่มีไว้เพื่อจัดการหรือแก้ไขในช่วงมีปัญหาวิกฤต
> สอนพนักงานใหม่ในการใช้เครื่องมือสื่อสารออนไลน์ เพื่อให้พนักงานใหม่มีความรู้ที่เพียงพอในเรื่องวิธีการสื่อสารและทำงานร่วมกับผู้อื่นทางออนไลน์ ซึ่งรวมถึงความรู้เกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือปฏิสัมพันธ์ออนไลน์และ / หรือวิธีโต้ตอบทางกายภาพกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมทีม ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างปลอดภัย
> การฝึกสอนส่วนบุคคล ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการแนะนำพนักงานใหม่ผ่านระบบโปรแกรมเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องมีโครงสร้างของหัวข้อที่ให้โค้ชเป็นผู้ฝึกสอนส่วนบุคคลแก่พนักงานใหม่ เพื่อช่วยในการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ
> องค์กรให้การสนับสนุนในด้านสุขภาพของพนักงาน องค์กรต้องให้ข้อมูลแก่พนักงานเกี่ยวกับความเป็นอยู่ที่ดีหรือมีการริเริ่มโครงการที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น โครงการช่วยเหลือพนักงาน (employee assistance programs) หรือกลุ่มสนับสนุน COVID-19 สำหรับพนักงานและครอบครัว
ที่มา: Charles P.R. Scott, Tessly A. Dieguez, Pratibha Deepak, Siqi Gu, Jessica L. Wildman. (2021). Onboarding during COVID-19: Create structure, connect people, and continue adapting. Organizational Dynamics.