การปรับตัวอย่างต่อเนื่อง
ไม่มีโปรแกรมเตรียมความพร้อมใดที่สมบูรณ์แบบ แต่โปรแกรมเตรียมความพร้อมที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้เกิดการสูญเสียพนักงานที่มีคุณค่า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรต้องประเมินประสิทธิผลของกระบวนการเตรียมความพร้อมเป็นระยะ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤต เมื่อระบบเตรียมความพร้อมล้าสมัย อาจทำให้ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ องค์กรควรมองหาโอกาสที่จะทำการปรับปรุงโปรแกรมการเตรียมความพร้อมสำหรับการจ้างงานในอนาคต ถ้าเป็นไปได้องค์กรควรไตร่ตรองและแก้ไขจุดบกพร่องของโปรแกรมเตรียมความพร้อมที่ผ่านมา องค์กรต้องให้ความสนใจในประสิทธิภาพของโปรแกรมเตรียมความพร้อม เพื่อประเมินผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของโปรแกรมและเพื่อระบุประเด็นสำคัญสำหรับการปรับปรุงและเตรียมรับมือในอนาคต ควรมีการประเมินการออกแบบโปรแกรมการเตรียมความพร้อม เพื่อประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมและประสิทธิภาพของการจ้างงานใหม่
องค์กรจะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและทันต่อเวลาในการปรับปรุงโปรแกรมการเตรียมความพร้อมเพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถนำมาใช้ในการจ้างงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจะต้องนำโปรแกรมเตรียมความพร้อมมาใช้ในช่วงเวลาที่เกิดความไม่แน่นอน เนื่องจากความเครียดและความสับสนของการแพร่ระบาดของโรคในปัจจุบัน ทำให้พนักงานต้องเผชิญกับความเครียด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำควรให้ความสำคัญกับการตรวจสอบโปรแกรมการเตรียมความพร้อม ประสิทธิภาพของการจ้างงานใหม่ ความเป็นอยู่และความรู้สึกของการมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงานใหม่
การตรวจสอบโปรแกรมการเตรียมความพร้อม โปรแกรมจะต้องตอบโจทย์หลักสี่ประการต่อไปนี้ คำถาม (1) โปรแกรมเตรียมความพร้อมทำงานตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริบทของวิกฤตในปัจจุบัน (2) ระยะเวลาของโปรแกรมเตรียมความพร้อมเพียงพอหรือไม่ (3) โปรแกรมเตรียมความพร้อมได้จัดหาความรู้ เครื่องมือและการมีปฏิสัมพันธ์ที่พนักงานต้องการเพื่อประสบความสำเร็จในงานหรือไม่ และ (4) ทีมและองค์กรเห็นประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมจากโปรแกรมเตรียมความพร้อมหรือไม่ องค์กรดำเนินการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมการเตรียมความพร้อมได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤต สิ่งที่องค์กรจะต้องปรับตัวอย่างต่อเนื่องในช่วงวิกฤต COVID-19 ได้แก่
> ใช้วิธีการซ้ำ ๆ ในการปรับปรุงกระบวนการเตรียมความพร้อม นำข้อมูลที่ได้รับเกี่ยวกับความสำเร็จของกลุ่มพนักงานตามรุ่นที่เข้าร่วมให้ข้อเสนอแนะ รวมทั้งข้อเสนอแนะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อนำมาเข้าสู่กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงผลลัพธ์ของกระบวนการเตรียมความพร้อม
> กำหนดเวลาเช็คอินสำหรับโปรแกรมการเตรียมความพร้อม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการและผู้นำองค์กรได้ทำการเช็คอินร่วมกับทีมและพนักงานใหม่เพื่อประเมินโปรแกรมการเตรียมความพร้อม
> ใช้เทคนิคการสำรวจชีพจร เช็คอินบ่อยครั้งโดยใช้เหมือนกับการสำรวจชีพจร เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่รู้สึกว่ากระบวนการเตรียมความพร้อมสนับสนุนความรู้สึก ความเป็นอยู่ที่ดี ความรู้และความมั่นใจในการทำงานของพวกเขา รวมทั้งพัฒนาความสัมพันธ์ทางสังคมภายในทีมและภายในองค์กรของพวกเขา ใช้ข้อมูลเพื่อเป็นแนวทางในการเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือการพัฒนาระบบการเตรียมความพร้อมหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการใช้งานโปรแกรมเตรียมความพร้อม
> ชัดเจนในเป้าหมายของการเช็คอิน เป้าหมายของการเช็คอินในโปรแกรมการเตรียมความพร้อม ควรเกี่ยวข้องกับการสนับสนุนกระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่และไม่เกี่ยวกับประสิทธิภาพส่วนบุคคล ประสิทธิผลหรือความเหมาะสมของงาน เน้นการสนทนาไปที่ประสบการณ์ของการเตรียมความพร้อมจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่ดีที่สุดที่องค์กรจำเป็นจะต้องใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับปรุงโปรแกรมการเตรียมความพร้อม
> จัดกลุ่มพนักงานใหม่เพื่อขอข้อเสนอแนะ นำกลุ่มพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างใหม่ หลังจากที่โปรแกรมการเตรียมความพร้อมสำหรับพวกเขาได้เสร็จสิ้นแล้ว เพื่อขอความคิดเห็นจากพนักงานใหม่กลุ่มนี้ โดยที่ไม่ระบุตัวตนหรือเป็นความลับเกี่ยวกับขั้นตอนของโปรแกรมการเตรียมความพร้อมและขอให้กลุ่มนี้ได้ให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ในการเข้าโปรแกรมการเตรียมความพร้อมเพื่อรวบรวมจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการเตรียมความพร้อม
> ให้รางวัลพี่เลี้ยงยอดเยี่ยมและบุคลากรคนสำคัญอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนที่ก้าวขึ้นมาเป็นพี่เลี้ยงจะได้รับการประเมินและให้รางวัลสำหรับความสำเร็จหรืออาจจะถูกปลดออกจากตำแหน่งพี่เลี้ยง หากพวกเขาไม่ได้จริงจังในการเป็นพี่เลี้ยง สร้างระบบการที่มีโครงสร้างอย่างชัดเจนเพื่อช่วยส่งเสริมบุคลากรที่มาทำหน้าที่ในโปรแกรมการเตรียมความพร้อม เพื่อให้พวกเขาได้แสดงผลงานที่ดีที่สุดในการมีส่วนร่วมกับพนักงานใหม่
> แก้ไขข้อผิดพลาดหรือปิดช่องว่าง อย่ารอจนกว่าโปรแกรมเตรียมความพร้อมสมบูรณ์ ควรให้มีการรายงานช่องว่างในกระบวนการเตรียมความพร้อม แก้ไขช่องว่างเหล่านั้นที่อาจส่งผลกระทบต่อคนอื่น ๆ จากช่องว่างเหล่านั้น การตอบสนองต่อการแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็ว ช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรกำลังทำทุกอย่างเท่าที่จะทำได้เพื่อให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จในการทำงาน
> ลงทุนตามวัตถุประสงค์ของผลตอบแทนจากการลงุทน (ROI) ใช้ข้อมูล เช่น คะแนนการมีส่วนร่วมจากกลุ่มพนักงานที่เพิ่งได้รับการว่าจ้าง อัตราการหมุนเวียนงานแต่ละแผนกหรือแต่ละทีมหรือแต่ละผู้จัดการ อัตราการขาดงาน การวิเคราะประสิทธิภาพการผลิต ฯลฯ เพื่อประเมินประสิทธิภาพของระบบการเตรียมความพร้อม
การจัดลำดับความสำคัญของ C ทั้งสามตัวที่อธิบายมาทั้งหมดสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้โปรแกรมเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ในช่วงเวลาที่ยากลำบากตอนนี้ อย่างไรก็ตามเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมเตรียมความพร้อม ผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กรต้องระบุและสร้างตัวชี้วัดที่สำคัญในการกำหนดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของโปรแกรมเตรียมความพร้อม การวัดประสิทธิภาพของโปรแกรมเตรียมความพร้อมสามารถช่วยระบุปัญหาที่ขัดขวางประสิทธิภาพของโปรแกรมเตรียมความพร้อม ยกตัวอย่างเช่น Zapier ได้ปรับปรุงโปรแกรมการเตรียมความพร้อมทำให้คล่องตัวมากขึ้น ไม่ติดขัดและใช้เวลาน้อยลง Zapier ได้ใช้แบบสำรวจความคิดเห็นของพนักงานใหม่ โดยให้พนักงานใหม่แสดงแนวคิดในการปรับปรุงระบบโปรแกรมเตรียมความพร้อม หากพนักงานใหม่มีข้อกังวล จะได้รับการแก้ไขเพื่อความเป็นอยู่ที่ดีและเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่รุ่นต่อไปในอนาคตจะไม่ประสบปัญหาเดียวกัน
ที่มา : Charles P.R. Scott, Tessly A. Dieguez, Pratibha Deepak, Siqi Gu, Jessica L. Wildman. (2021). Onboarding during COVID-19: Create structure, connect people, and continue adapting. Organizational Dynamics.