วสุธร หาญนภาชีวิน | wasuthorn.h@careervisathailand.com

เชื่อหรือไม่ว่า การขอให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศเหมือนแต่ก่อนนั้น ต้องการการจัดการที่มากกว่าช่วงที่ขอให้พนักงานเปลี่ยนไปทำงานที่บ้านเสียอีก

เพราะการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศในครั้งนี้ที่จริงแล้วคือการเปลี่ยนแปลงไปข้างหน้า ในรูปแบบใหม่อีกอย่างหนึ่ง ที่ไม่ใช่แค่กลับไปใช้ชีวิตแบบเดิมอย่างที่หลาย ๆ คนเข้าใจ ในเดือนที่บทความนี้เผยแพร่ออกไปน่าจะเป็นช่วงที่หลายองค์กรเริ่มเรียกร้องให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ หรือมีประชุมที่เข้ามาพบปะกันมากขึ้น และทุกการเปลี่ยนแปลงต้องการการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

การที่มนุษย์ถูกปล่อยให้ตัดขาดจากสังคมและการมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้าคร่าตาตัวเป็นๆไปพักใหญ่ๆ จนเริ่มชินกับระบบ self isolation ของร่างกายและจิตใจจนเกิดการเปลี่ยนแปลงในตัวเอง ข้อเท็จจริงนี้ได้รับการสนับสนุนจากงานวิจัยหลายสำนัก หนึ่งในนั้นคืองานที่ได้รับการสนับสนุนโดย University of Oklahoma ที่ได้ทำการสำรวจผลกระทบต่อคนในประเทศสหรัฐอเมริกาถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นจากให้รักษาระยะห่างทางสังคม social distancing เป็นเวลา 8 สัปดาห์ ซึ่งหนึ่งในนั้นก็คือการ Work from Home ซึ่งก็พบอาการจากภาวะซึมเศร้า (Symptoms of depression) และความวิตกกังวล (State Anxiety) เพิ่มขึ้นกว่าช่วงเวลาปกติ หรือก่อนโควิด-19 โดยช่วงเวลาประมาณ 1 เดือนของการกักตัวอยู่บ้าน ทำให้เกิดผลต่อจิตใจมากที่สุด ซึ่งรวมไปถึงความเหงา (loneliness), ความเหนื่อยล้า (fatigue) และภาวะทางอารมรณ์ (mood state) ซึ่งสัมพันธ์กับกิจกรรมทางร่างกาย (physical activity) ที่เปลี่ยนแปลงไป

วิธีที่ 1 : หา “Why” ให้กับการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ ที่มากกว่าแค่ “กลับไปแบบเดิม”

ในเมื่อช่วงแรกองค์กรตื่นตัวสื่อสารข้อดีสารพัดของการทำงานที่บ้านเสียยกใหญ่ อ้างงานวิจัยที่พิสูจน์ว่า มีประสิทธิภาพ และยังปลอดภัยอีกด้วย บางงานวิจัยยังพบว่า ทำให้ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานดีขึ้นเสียอีก จนถึงวันนี้พนักงานทุกคนยอมทำตามกันหมด แถมยังพิสูจน์ด้วยว่า ผลงานที่ออกมาก็ไม่ต่างกัน เผลอๆดีขึ้นกว่าเดิมด้วยซ้ำ แล้วอยู่ดี ๆ วันหนึ่งก็จะบอกว่า ให้กลับไปเป็นเหมือนเดิม การจะกลับคำพูดกันง่ายๆจะทำให้เกิดแรงต้านแน่นอน ดังนั้นองค์กรก็ย่อมต้องมีเหตุผลมาสนับสนุนที่มากกว่าเดิม มากกว่าแค่ว่า เราจะกลับมาทำงานที่ออฟฟิศเหมือนเดิม “เพราะก่อนหน้านี้เราก็ทำงานที่ออฟฟิศ” เพราะรอบนี้พนักงานจะคอยเปรียบเทียบสิ่งที่พวกเขาต้องสูญเสียระหว่างการทำงานที่บ้านและการทำงานที่ออฟฟิศ

วิธีที่ 2 : ให้การกลับมาเจอเพื่อนร่วมงาน เป็นเหตุผลที่คนปฏิเสธไม่ได้

เมื่อทำการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานถึงเหตุผลที่คิดถึงการทำงานที่ออฟฟิศมากที่สุด 33% ของพนักงานออฟฟิศ บอกว่า อยากจะมาเจอเพื่อนร่วมงาน ซึ่งนี่เป็นเหตุผลอันดับหนึ่งจากการสำรวจโดย Fortune และเหตุผลนี้ก็ไม่ค่อยมีใครเถียงว่า ไม่จริงฉันคิดถึงการเจอเพื่อนร่วมงานผ่าน virtual call มากกว่า ดังนั้น องค์กรสามารถใช้ความจริงข้อนี้ในการสื่อสารมากขึ้นเกี่ยวกับข้อดีของการทำงานที่ออฟฟิศได้ เพราะอย่างไรมนุษย์ก็เป็นสัตว์สังคมที่ต้องการการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ที่หลายคนอาจปากบอกว่าปฏิเสธ หรือลืมไปโดยไม่รู้ตัว แต่อย่างไรมันก็อยู่ในสัญชาตญาณของเรา

วิธีที่ 3 : จัดช่วงทดลอง ยังไม่ต้องให้ซื้อตั้งแต่วันแรก

พนักงานบางคนรู้สึกกล้า ๆ กลัว ๆ ในการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ อยากก็อยากนะ แต่ก็ยังไม่อยาก commit ดังนั้นหนึ่งในกลยุทธ์ที่จะทำให้พนักงานเปิดใจ นั่นคือให้ทดลองก่อน หลักการเดียวกับเวลาขายสินค้าคือให้ลูกค้าได้ลองก่อน ได้พบเจอประสบการณ์ดี ๆในช่วงทดลอง รวมถึงเจ้าของผลิตภัณฑ์เองก็ได้โอกาสในการปรับปรุงสินค้าให้ดีขึ้นก่อนออกตลาดจริงด้วย องค์กรก็เช่นกัน อาจจัดสรรเวลา หรือกำหนดช่วงเวลาทดลองก่อน เพื่อให้พนักงานสบายใจและองค์กรเองก็มีเวลาในการคิดทบทวนมากขึ้นถึงข้อดีข้อเสียต่าง ๆ หากประสบการณ์การทำงานที่ออฟฟิศมันยอดเยี่ยมจริง ๆ คงไม่มีพนักงานคนไหนอยากปฏิเสธแน่นอน ดังนั้นในช่วงทดลองนี้ องค์กรก็ต้องทำเต็มที่ในการดูแลพนักงานให้ปลอดภัย สบายใจ และเกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุดเช่นกัน

วิธีที่ 4 : โปรโมทข้อดีของออฟฟิศที่เหนือกว่าบ้าน

ออฟฟิศส่วนใหญ่มีพื้นที่ให้นั่งทำงานสบายๆมากกว่าที่บ้าน มีสัญญาณไวไฟแรง เปิดแอร์เย็นทั้งวัน มีห้องทำงานที่ไม่มีเสียงรบกวน น้ำและขนมก็ฟรีในบางออฟฟิศ และยังมีมุมพักผ่อนหย่อนใจที่สวยงามกว่าที่บ้านมากมาย สิ่งเหล่านี้เป็นข้อได้เปรียบที่องค์กรมี และควรใส่ใจมากขึ้น โดยเฉพาะจุดที่จะสร้างประโยชน์ให้พนักงานมากกว่าที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ที่ดีต่อสรีระร่างกายและการทำงาน ไวท์บอร์ด ห้องประชุม ฯลฯ เปลี่ยนนิยามของออฟฟิศให้เป็นมากกว่าที่นั่งทำงาน

วิธีที่ 5 : รักษาเวลาทำงานโดยจัดลำดับความสำคัญ

คนมักกังวลว่า พอกลับมาทำงานที่ออฟฟิศแล้ว ชีวิตก็จะมีแต่งานและต้องนั่งทำงานอยู่จนถึงดึกเหมือนสมัยก่อน ไม่มีเวลาทานข้าวกลับครอบครัว หรือต้องติดแหง่กอยู่บนถนนวันละหลายชั่วโมงกว่าจะถึงบ้าน ดังนั้นหัวหน้างานจำเป็นจะต้องให้ priority กับ work-life balance ของพนักงาน และเป็นแบบอย่างที่ดีในการจัดสรรเวลาทำงานของตัวเอง โดยเฉพาะในช่วงแรกที่กลับมาทำงานที่ออฟฟิศ เพื่อแสดงให้เห็นว่า การกลับมาทำงานที่ออฟฟิศนั้น ทุกคนยังมีเวลาเท่าเดิม

วิธีที่ 6: สอนวิธีทำงานที่ออฟฟิศอย่างปลอดภัย

สำหรับใครที่กังวลเรื่องสุขภาพและความปลอดภัย องค์กรควรเน้นย้ำ facility และ safety guideline ที่มี โดยครอบคลุมถึงสิ่งที่จำเป็นในชีวิตประจำวันมากกว่าแค่ในตำรา อาทิ ในห้องประชุมต้องนั่งห่างกันหรือไม่ แอลกอฮอล์ควรมีไว้บนโต๊ะทำงานทุกคน การรับประทานอาหารในออฟฟิศ หรือการใส่หน้ากากตลอดเวลาในออฟฟิศ การตรวจคัดกรองทุกวันก่อนขึ้นตึก หรือแม้กระทั่งการใช้ห้องน้ำอย่างปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล็กๆน้อยๆที่ส่งผลต่อความมั่นใจของพนักงานในการมาทำงานที่ออฟฟิศ และมีรายงานอัพเดทเป็นอีเมล หรือป้ายประกาศไปยังพนักงานเป็นระยะเกี่ยวกับมาตรการต่าง ๆ และผลลัพธ์

วิธีที่ 7: ออกแบบออฟฟิศใหม่ที่ลดการสัมผัส

หากองค์กรของคุณยังไม่ปลอดภัยต่อการทำงาน ไม่มีระยะห่างเพียงพอ ไม่มีระบบระบายอากาศ หรือมีจุดที่ต้องสัมผัสมากเกินไป อาจพิจารณาปรับเปลี่ยนโดย

1) ลดกระบวนการที่ทำให้พนักงานต้องสัมผัสจุดต่างๆ (touchpoints) เช่น การตอกบัตร การกดลิฟท์ เครื่องถ่ายเอกสาร ตู้กดน้ำ ลูกบิดประตู ฯลฯ หลายครั้งการสัมผัสไม่ได้อยู่ที่ facility แต่เป็นนโยบายมากกว่าที่บังคับให้พนักงานเกิดความเสี่ยงในการมาทำงานโดยไม่จำเป็น ซึ่งสิ่งเหล่านี้ควรตัดออกเป็นลำดับแรก

2) ปรับเปลี่ยนออฟฟิศและอุปกรณ์ระบบอัตโนมัติ อาทิ จัดโต๊ะใหม่ จัดที่กั้นพลาสติกใสระหว่างโต๊ะหรือในห้องประชุม เพิ่มอุปกรณ์สแกนใบหน้าแทนการตอกบัตร หรือเปลี่ยนอุปกรณ์ที่ต้องใช้การสัมผัสให้เป็นระบบอัตโนมัติ เป็นต้น

วิธีที่ 8: เยียวยาจิตใจพนักงาน มากกว่าแค่นโยบาย

อย่างที่เกริ่นไปในช่วงแรกว่า social distancing ส่งผลต่อจิตใจของมนุษย์มากกว่าร่างกาย พนักงานหลายคนรู้สึกหมดไฟหรือมีภาวะซึมเศร้าจากการทำงานที่บ้าน บางคนเกิดความผูกพันและความรับผิดชอบต่อครอบครัวมากขึ้นกว่าเดิม ดังนั้น หนึ่งในวิธีที่องค์กรควรให้ความสำคัญคือ การสร้างความรู้สึกปลอดภัยและสบายใจให้กับพนักงานในการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ ซึ่งเป็นผลกระทบระยะยาวต่อพนักงาน อาจเป็นการจัดหานักจิตวิทยามาให้คำปรึกษา จัดช่วงเวลาโยคะหรือทำสมาธิ หรือการพูดคุยเรื่องจิตใจระหว่างหัวหน้าและลูกทีม หรือกับฝ่ายบุคคลมากกว่าแค่เรื่องงานหรือนโยบายต่าง ๆ

วิธีที่ 9 แบ่งกลุ่ม 3-Phase Approach

เป็นอีกหนึ่งวิธีการที่หลายองค์กรนำไปใช้จัดลำดับและแยกแยะปัญหาของพนักงานแต่ละกลุ่ม โดยมีนโยบายให้พนักงานแต่ละกลุ่มไม่เหมือนกัน ช่วงเวลาที่ขอให้พนักงานกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศก็แตกต่างกันตามความพร้อม โดยแบ่งเป็น 3 กลุ่ม หรือ 3 เฟส ดังนี้

เฟสที่หนึ่ง: ให้พนักงานที่มีเหตุผลทางธุรกิจหรืองานในการเข้ามาใช้อุปกรณ์หรือพื้นที่ในออฟฟิศให้กลับเข้ามาทำงานเป็นกลุ่มแรก อาทิ ทีมขาย ทีมการตลาดที่ต้องประชุมระดมสมองกันเป็นกิจวัตร หรือทีมบัญชีที่ต้องจัดการเอกสารกองโตที่ออฟฟิศ กลุ่มนี้มักไม่ค่อยมีปัญหา เนื่องจากมีความจำเป็นต้องเข้ามาใช้ออฟฟิศอยู่แล้ว และมักรู้สึกว่า ทำงานที่ออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากกว่าอยู่ที่บ้าน

เฟสที่สอง: จัดการให้พนักงานที่ยังไม่อยากเข้าออฟฟิศเนื่องจากปัญหาส่วนตัวกลับเข้ามาทำงาน กลุ่มนี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องการบริหารจัดการครอบครัวและคนรอบข้าง อาทิ พนักงานที่มีลูกเล็กต้องดูแลลูกที่บ้าน พนักงานที่ดูแลพ่อแม่สูงอายุ หรือพนักงานที่อาจมีปัญหาเรื่องการเดินทางเนื่องจากย้ายที่อยู่กลับภูมิลำเนาไปแล้ว เป็นต้น

เฟสที่สาม: จัดการให้พนักงานที่เป็นกลุ่มเปราะบางที่มีปัญหาสุขภาพ หรือยังไม่สบายใจในการพบปะกับผู้อื่นจนกว่าจะรู้สึกว่าปลอดภัยเพียงพอ เช่น ได้รับวัคซีนที่มีประสิทธิภาพ หรือออฟฟิศมีการแบ่งโซนหรือจัดวางอุปกรณ์ป้องกันที่ทำให้รู้สึกมั่นใจและปลอดภัยกับชีวิตและคนรอบตัว

จะเห็นว่า ในแต่ละเฟส พนักงานมีความกังวลและอุปสรรค และความคาดหวังต่อการกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศที่แตกต่างกัน องค์กรก็ควรปรับวิธีการดูแลพนักงานที่แตกต่างกันเช่นกัน ความผิดพลาดอย่างหนึ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงคือ การใช้นโยบายเดียวกันกับคนที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะในช่วงที่มีความเปราะบาง

ทั้ง 9 วิธีข้างต้นเป็นเพียงแนวทาง แต่ละองค์กรมีวิธีนำไปปรับใช้ตามความพร้อมของบริษัท หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล พนักงาน และวัฒนธรรมองค์กร อย่างไรก็ตาม เรื่องการกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศนี้ไม่ได้มีตำราตายตัว หรือสูตรสำเร็จเพราะองค์กรทั่วโลกกำลังเผชิญเรื่องนี้ไปพร้อม ๆ กัน สิ่งที่สำคัญกว่าวิธีการ คือ mindset ของผู้บริหาร หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล และพนักงานในการเรียนรู้และปรับตัวต่างหากที่จะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในการดูแลคนไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใด ๆ ก็ตามต่อจากนี้

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fpsyg.2021.652086/full

https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2021/04/23/11-essential-steps-for-transitioning-your-team-back-to-in-office-work/?sh=6d19797a4536

https://gcloud.devoteam.com/blog/welcome-back-to-the-office-5-steps-to-reopen-your-workplace