บริหารทีมทางไกลอย่างไร ได้ทั้งใจ ได้ทั้งงาน

ชินภัทร์ สุวรรณพุ่ม | shinapat_s@hotmail.com

คงไม่มีใครคาดคิดว่าสถานการณ์การระบาดของไวรัสโควิด 19 จะกลับมารุนแรงอีกครั้งในประเทศไทย จำนวนผู้ป่วยใหม่ต่อวันสูงขึ้นเป็นประวัติการณ์ ปลายปีที่แล้วจนถึงต้นปีที่ผ่านมา พวกเราเริ่มมีความหวังที่จะกลับมาใช้ชีวิตได้อย่างปกติ รัฐบาลเดินหน้ามาตรการคลายล็อคดาวน์ และกำลังจะเปิดประเทศเพื่อรับนักท่องเที่ยวเข้ามาท่องเที่ยวในประเทศไทยได้อีกครั้ง แต่แล้วเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันก็เกิดขึ้น การระบาดของไวรัสโควิด 19 ในครั้งนี้ ส่งผลให้เศรษฐกิจชะลอตัว การเปิดรับนักท่องเที่ยวทำได้ช้ากว่าแผนเดิม อัตราการว่างงานถูกคาดการณ์ว่าจะสูงขึ้นอันเนื่องมาจากการปิดตัวของธุรกิจ ในการประชุมคณะกรรมการนโยบายการเงิน (กนง.) ของธนาคารแห่งประเทศไทย ได้ปรับลดประมาณการขยายตัวเศรษฐกิจไทยปี 2564 จาก 3% เหลือ 3.2% ในส่วนของภาคเอกชน ช่วงที่รัฐบาลเริ่มคลายล็อคดาวน์ แต่ละองค์กรเริ่มมีคำสั่งให้พนักงานทยอยกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ โดยเริ่มต้นจากกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ 40% ของวันทำงาน 60% ของวันที่งาน และบางองค์กรก็ให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ 100%

ในช่วงที่ทั่วโลกประสบกับวิกฤตการแพร่ระบาดอย่างหนักของไวรัส องค์กรจำนวนมากได้มีนโยบายให้พนักงานทุกคนทำงานจากที่บ้าน (Remote Working) ซึ่งแน่นอนว่าผู้บริหารองค์กรมีข้อสงสัยในเรื่องของประสิทธิภาพและผลผลิต (Productivity) ที่อาจจะลดลงมากกว่าเดิม เนื่องจากความไม่สะดวกในการทำงาน หรือความยากลำบากในการควบคุมประสิทธิภาพในการทำงานจากหัวหน้างาน Boston Consulting Group (BCG) บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำของโลก ได้ทำการสำรวจคนทำงานจำนวน 12,000 คนจากทวีปอเมริกา ทวีปยุโรป และทวีปเอเชีย พบว่า 77% ของคนทำงาน สามารถรักษาหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจากการทำงานที่บ้านได้ไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ และมีผลการสำรวจจากอีกหลายองค์กรซึ่งออกมายืนยันในทางเดียวกัน จากผลการศึกษาเหล่านี้ ทำให้ผู้บริหารให้ความสนใจในการเปลี่ยนนโยบายการทำงานจากการทำงานที่ออฟฟิศมาเป็นการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Working) หรือการทำงานที่บ้านและที่ออฟฟิศได้ตามนโยบายของแต่ละองค์กร การทำงานแบบ Hybrid Working ช่วยให้การทำงานตอบโจทย์กับชีวิตส่วนตัวของพนักงานและทำให้พนักงานมีความสุขกับการทำงานเพิ่มมากขึ้น ในทางกลับกันก็ถือเป็นความท้าทายใหม่ในการบริหารทีมทางไกลของนักบริหาร อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

BCG COVID-19 Employee Sentiment Survey 2020

ความท้าทายใหม่ การบริหารทีมงานทางไกล

การที่องค์กรออกนโยบาย Hybrid Working ให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้าน หรือที่ออฟฟิศ ไม่ใช่เรื่องใหม่ องค์กร ที่เป็น Start Up บางองค์กร มีการใช้นโยบายนี้อยู่แล้ว ในต่างประเทศองค์กรเทคโนโลยียักษ์ใหญ่อย่าง Facebook, Twitter, Spotify ได้ประกาศให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ตามที่สามารถทำงานได้ตลอดไป สอดคล้องกับผลการศึกษาของ Gartner ในปลายปี 2020 ที่ชี้ให้เห็นว่า สิ่งที่จะยังคงอยู่ภายหลังจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส Covid 19 คือ การอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานได้จากระยะไกล และการให้อิสระในการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexible Working) ในเรื่องของช่วงเวลาการทำงาน และสถานที่การทำงาน

ในบริบทการทำงานขององค์กรไทย ในเรื่องของการควบคุมดูแลการทำงานอย่างใกล้ชิด และสามารถบริหารทีมได้จากการปฏิสัมพันธ์กันโดยตรงแบบ Face-to-Face เป็นสิ่งที่ถือเป็นเรื่องปกติในการทำงานขององค์กรไทย แต่ด้วยวิกฤตการระบาดของไวรัสโควิด 19 ได้บังคับให้องค์กรไทยและทั่วโลกได้ทดลองใช้การทำงานแบบ Hybrid Working ไปโดยปริยาย ความกังวลของผู้บริหารในองค์กรแบบไทยกับการทำงานรูปแบบใหม่ คงหนีไม่พ้นความพยายามในการบริหารผลงานของทีมงานเพื่อให้ได้ตามเป้าหมายขององค์กร ทำให้ธุรกิจขององค์กรเดินไปได้อย่างต่อเนื่องไม่สะดุด และจะต้องรักษาระดับความมุ่งมั่นตั้งใจทำงานต่อไป ในบทความนี้ได้รวบรวมเทคนิคต่างๆ ที่จะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการบริหารทีมทางไกลแก่นักบริหาร ดังนี้

1. สร้างวัฒนธรรมการทำงานทางไกลมาเป็นอันดับแรก

ไม่ว่าองค์กรจะประกาศนโยบาย Hybrid Working แบบใด การตั้งเป้าหมายการทำงานของทีมให้เป็นการทำงานแบบระยะไกล จะช่วยให้วิถีในการทำงานของทีมงานมีความชัดเจน ไม่ว่าทีมงานแต่ละคนจะเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศหรือไม่ แต่ผู้บริหารทีมจะต้องตระหนักถึงความเท่าเทียมกันในการทำงานของพนักงานทุกคน

2. กำหนดวิธีการทำงานร่วมกัน

ในบทบาทของผู้บริหารทีมงาน การตกลงวิธีการทำงานร่วมกันจะช่วยให้ทีมมีความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน การลงรายละเอียดในวิธีการทำงานร่วมกันมีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น เครื่องมือหรือ Application ที่ทีมงานจะชีในการติดต่อสื่อสาร การประชุม และมารยาทหรือสิ่งที่ควรทำในการประชุม เช่น การประชุมจะเริ่มตรงตามเวลาที่กำหนด ในระหว่างการประชุมให้ผู้ที่ไม่ใช่ผู้บรรยายปิดไมโครโฟน ในการ Workshop ที่ต้องการความคิดเห็นเห็นจากคนใน Workshop ขอให้ทุกคนที่เข้าร่วมเปิดกล้องในระหว่างการสนทนา เพื่อให้การปฏิสัมพันธ์มีประสิทธิภาพมากที่สุด รวมถึงช่วงเวลาในการทำงานที่ทุกคนมีความพร้อมในการทำงาน เช่น ตกลงร่วมกันว่าช่วงเวลา 8.00 น. – 17.00 น. จะเป็นช่วงเวลาที่ติดต่องาน ช่วงเวลาก่อนหรือหลังช่วงเวลานี้ จะใช้สำหรับการติดต่อในงานที่สำคัญเท่านั้น ในการทำงานแบบ Hybrid Working ผู้บริหารทีมงานไม่ควรที่จะคาดหวังว่าทุกอย่างจะสมบูรณ์แบบ เช่น การประชุมกับทีมงานที่ทำงานที่บ้าน อาจมีเสียงรบกวนในรูปแบบต่างๆ หรือสัญญาณ Internet ที่อาจจะไม่เสถียรเหมือนการทำงานในออฟฟิศ

นอกจากนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานของทีมงานยังเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ ควรกำหนดให้มีการประชุมทีมงานร่วมกัน เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนในทีม รายงานความคืบหน้าในการทำงานของตนเอง ซึ่งจะทำให้ทุกคนรับทราบว่าเพื่อนร่วมทีมกำลังทำอะไรอยู่ ใครสามารถที่จะสนับสนุนการทำงานของเพื่อนในทีมได้บ้าง และยังมีประโยชน์ในการสร้างความสามัคคีในทีม ในการประชุมทีมงาน อาจลองหากิจกรรมที่ช่วยคลายความเครียดในการทำงานระยะไกลด้วยการเริ่มต้นหรือจบการประชุมด้วยการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการเป็นช่วงสั้น ๆ เช่น ให้ทีมงานเล่าให้ฟังเกี่ยวกับกิจกรรมที่ชอบทำระหว่างอยู่ที่บ้าน หรือการรับประทานอาหารกลางวันร่วมกันผ่านทางออนไลน์

3. ขจัดอุปสรรค และสนับสนุนการทำงานของทีม

การเพิ่มความใส่ใจในรายละเอียดของผู้บริหารทีม จะช่วยให้การทำงานของทีมเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น ผู้บริหารจะต้องมองหาสัญญาณความไม่ปกติในการทำงานของทีมงานแต่ละคน อาจจะเริ่มต้นจากการสังเกตด้วยตนเอง เช่น ทีมงานมีการเข้าประชุมช้ากว่าปกติหลายครั้ง หรือเสียงในการประชุมของทีมงานมักจะมีเสียงเบา หรือมีเสียงรบกวนอยู่เสมอ หลังจากการประชุม ค่อยหาโอกาสในการพูดคุยสอบถามแบบส่วนตัว เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ การทำแบบนี้จะช่วยแสดงให้เห็นถึงการใส่ใจในการสนับสนุนการทำงานของทีมงานด้วยความจริงใจ

4. ความเชื่อใจคือกุญแจที่สำคัญ

แม้ว่าเราไม่สามารถมองเห็นพฤติกรรมของทีมงานระหว่างที่ทำงานที่บ้านได้ แต่การบริหารงานแบบลงรายละเอียดมากเกินไป (Micro Management) อาจเพิ่มความเครียดให้กับทีมงาน และส่งผลให้ประสิทธิภาพและผลผลิตของงานลดลง เนื่องจากพนักงานไม่มีโอกาสที่จะบริหารเวลาหรือชีวิตส่วนตัวได้อย่างอิสระ ตัวอย่างของผู้บริหารทีมงานที่บริหารงานแบบลงรายละเอียดมากเกินไปที่พอจะอธิบายให้เห็นภาพ เช่น การบังคับให้พนักงาน Check In ในระบบที่มีการจับ Location ทุกชั่วโมง หรือการให้พนักงาน Share Location หรือถ่ายรูปกับสถานที่ทำงาน เป็นต้น เพราะฉะนั้น หากองค์กรเลือกที่จะให้พนักงานทำงานแบบ Hybrid Working ได้ ผู้บริหารควรเปิดใจให้กว้างที่จะเชื่อใจทีมงานมากกว่าที่จะคอยจับผิด

5. ให้ความสำคัญกับผลของงาน ไม่ใช่กระบวนการ

ผู้บริหารควรเปิดโอกาสและให้อำนาจทีมงานในการเลือกวิธีทำงานได้ด้วยตัวเองเพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมายที่ ในการทำงานที่ไม่เหมือนเดิม กระบวนการทำงานย่อมเปลี่ยนแปลงไป และความถนัดในการทำงานของพนักงานแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน การให้พนักงานเลือกกระบวนการที่เหมาะสมกับตนเองน่าจะช่วยให้พนักงานไปถึงเป้าหมายการทำงานได้ในที่สุด

6. การสื่อสาร 2 ทาง

การทำงานระยะไกลไม่เหมือนกับการทำงานในออฟฟิศ ผู้บริหารทีมไม่สามารถเดินไปคุยกับทีมงานที่โต๊ะทำงานได้เหมือนปกติ การจัดให้มีการสื่อสารแบบ 2 ทางระหว่างผู้บริหารทีมงานและทีมงานแต่ละคนจะเป็นช่องทางหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดความเข้าใจกันได้มากขึ้น ในการพูดคุยกันอาจกำหนดคำถามที่จะใช้ในการสอบถามทีมงานแต่ละคน ดังนี้

• ในช่วงที่ผ่านมาที่องค์กรได้เริ่มใช้นโยบาย Hybrid Working มีความรู้สึกอย่างไรบ้าง

• คุณชอบส่วนไหนในการทำงานแบบ Hybrid Working

• คุณมีอุปสรรคหรือมีความท้าทายอย่างไรบ้างในการทำงานแบบ Hybrid Working

• คุณต้องการได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้าทีมหรือเพื่อนในทีมงานอย่างไรบ้าง

7. เพิ่มการชื่นชมและให้รางวัลแก่ทีมงาน

ไม่ว่าจะเป็นการทำงานในรูปแบบใด ทีมงานก็ยังต้องการการชื่นชม การชื่นชมที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะสร้างแรงจูงใจให้แก่ผู้ที่ได้รับการชื่นชมแล้ว ยังช่วยส่งเสริมให้ทีมงานรับทราบพฤติกรรมหรือผลงานที่เป็นที่ประสงค์ขององค์กรอีกด้วย การชื่นชมและการให้รางวัล ไม่จำเป็นต้องเป็นการให้ในรูปแบบของตัวเงินเพียงอย่างเดียว แต่การชื่นชมแบบเปิดเผยต่อสาธารณะจะช่วยให้ทีมงานมีความภาคภูมิใจและอยากที่จะรักษาพฤติกรรมและผลงานที่ดีเอาไว้

การบริหารทีมงานระยะไกลที่จะได้ทั้งใจและได้ทั้งงาน ผู้บริหารจะต้องบริหารใจด้วยการสวมหัวใจเป็นทีมงานแต่ละคน เข้าใจในความแตกต่างทั้งในเรื่องสภาพความเป็นอยู่ และการดูแลตนเองครอบครัวขณะที่ทำงานระยะไกลที่แตกต่างกัน การสื่อสารด้วยความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) รับฟัง และทำความเข้าใจ จะเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ท่านเข้าไปนั่งในใจของทีมงานได้สำเร็จ ในด้านของการบริหารการทำงาน ผู้บริหารจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการทำงานของทีมงาน มีการติดตาม สอบถาม และแก้ไขปัญหาในการทำงานของทีมงานอย่างต่อเนื่อง ทำให้งานเดินต่อไปได้อย่างไม่สะดุด และเป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร ผู้บริหารที่สามารถบริหารสมดุลทั้งเรื่องของใจและเรื่องของงาน ก็จะสามารถบริหารทีมงานแบบระยะไกลให้ได้ทั้งใจและได้ทั้งงาน ได้ไม่ยาก ดังคำกล่าวที่ว่า “คนสำราญ งานสำเร็จ”

อ้างอิง 9 Tips for Managing Remote Employees - Gartner How To Successfully Manage A Hybrid Model Team - Trello Remote working strategy success – Bangkok Post What 12,000 Employees Have to Say About the Future of Remote Work – BCG