กระบวนการจัดการความรู้ในองค์กรแห่งการเรียนรู้

ดร.ณัฐวุฒิ พงศ์สิริ | วารสารการบริหารฅน 3/2559

องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) จำเป็นต้องอาศัยกระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) ในการรวบรวมองค์ความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ในหน่วยงาน เอกสาร หรือตัวบุคคล มาจัดการให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึง เข้าใจและคิดเชื่อมโยงกันแบบองค์รวม (Holistic Thinking) รวมทั้งเกิดการแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing) อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในการแข่งขันสูงขึ้น

กระบวนการจัดการความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ ทักษะในการทำงาน และความสามารถในการคิดเชิงวิเคราะห์ของแต่ละบุคคล เป็นความรู้แบบรู้แจ้งเป็นนามธรรม (Tacit Knowledge) ต้องอาศัยการถ่ายทอดโดยปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นหลัก กระบวนการจัดการความรู้ประเภทนี้จะเน้นที่ความสามารถเฉพาะในตัวบุคคลเรียกว่า Personalization Process ในขณะที่ความรู้ที่สามารถถ่ายทอดโดยผ่านวิธีต่างๆ เช่น บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ศึกษาจากคู่มือและสื่อสารสนเทศ ต่างๆ เป็นความรู้แบบรูปธรรมที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) จะใช้กระบวนการจัดการความรู้ที่เน้นการสร้างและจัดเก็บข้อมูลเป็นหลักเรียกว่า Codification Process

กระบวนการจัดการความรู้ที่เน้นความสามารถเฉพาะตัว (Personalization) จะให้ความสำคัญกับการพัฒนาและถ่ายโอนความรู้ผ่านทางการทำงานเป็นทีม มีการระดมสมองและแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน การพัฒนาระบบเครือข่ายเพื่อให้สามารถเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จึงมีความสำคัญมาก บุคลากรในองค์กรจะได้รับการสอนงานแบบใกล้ชิดและจะถูกโยกย้ายไปทำงานในที่ต่างๆ เพื่อให้เรียนรู้ระบบงาน หรือร่วมแก้ปัญหากับผู้เชี่ยวชาญ ทำให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน อันนำไปสู่การสร้างความรู้ใหม่ ที่แต่ละคนสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานได้

ถ้าองค์กรเลือกใช้กระบวนการจัดการความรู้ที่เน้นการสร้างและจัดเก็บข้อมูล (Codification) จะต้องลงทุนในระบบสารสนเทศที่สามารถประมวลผล วิเคราะห์และจัดเก็บเป็นคลังความรู้อย่างเป็นระบบ ฐานข้อมูลจะมาจากหลายแหล่ง เช่นงานวิจัยตลาด ข้อมูลทุติยภูมิ รายงานการศึกษา ทั้งที่เป็นเอกสารและในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ระบบที่จัดทำต้องเอื้ออำนวยให้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย และช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกสิ่งที่รู้เข้าระบบ เพื่อใช้อ้างอิง หรือให้ผู้อื่นนำข้อมูลที่มีอยู่ในระบบมาใช้ประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว

องค์กรที่ผลิตสินค้าหรือให้บริการแบบมาตรฐานทั่วไป (Standardization) ผลิตภัณฑ์ไม่เน้นความทันสมัยมาก กระบวนการจัดการความรู้แบบอาศัยระบบข้อมูล (Codification) จะช่วยในเรื่องประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายในการผลิต เนื่องจากข้อมูลในระบบฐานข้อมูลสามารถนำมาใช้ได้ตลอดเวลา (Economics of reuse) แต่ถ้าเป็นการผลิตสินค้าที่ต้องมีความทันสมัย เน้นการทำวิจัยที่อาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน กระบวนการจัดการความรู้ที่เน้นความสามารถเฉพาะตัว (Personalization) จะมีความเหมาะสมมากกว่าสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้มีความแตกต่างและสามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะ (Customization) ของลูกค้าได้เป็นอย่างดี

ความท้าทายในเรื่องการบริหารและการจัดการความรู้เป็นเรื่องสำคัญของทุกองค์กร ไม่ว่าองค์กรจะเลือกกระบวนการจัดการความรู้แบบใดก็ตาม “คน” ถือว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเพราะเป็นแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ในขณะที่ “เทคโนโลยีสารสนเทศ” เป็นเครื่องมือเพื่อให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ไปใช้ได้ง่าย และรวดเร็วขึ้น แนวคิดที่มุ่งพัฒนาบุคลากรให้รู้มากและมีทักษะแต่เพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ ยังต้องมีวิธีโน้มน้าวหรือกระตุ้นให้แบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing) ระหว่างกัน ทั้งนี้คนและเทคโนโลยีจะต้องเชื่อมโยงและบูรณาการกันอย่างสมดุล การจัดการความรู้จึงจะมีประสิทธิภาพสูงสุดและพัฒนาไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) ที่แท้จริงในที่สุด